邮件管理商机无限

随着企业维护电子邮件的需求日益增长，有效的邮件存储和管理系统变得更为重要。

抛开对垃圾邮件的一片咒骂不说，电子邮件还是成为了企业所必须的通信方式。Phones 4U公司的首席执行官John Caudwell去年还有足够的理由禁止员工在商业过程中使用电子邮件，但现在是取消这一禁令的时候了。只要能够正确管理，电子邮件可以为业务增值，而非对其产生阻碍。

各种邮件带来的问题使得企业几乎不得不一直努力证明其邮件系统能够正常使用，人们会对此感到有点奇怪。但从其他角度来看这是一件好事情。IT系统通常的观点及系统部署背后的理由都是系统不应该给任何人带来麻烦，并且可以确保业务损失最小化，IT投资收益最大化。

对系统安装的复审是销售商业务的重要组成部分，包括看看是否有必要升级，或者增加新的服务活产品。电子邮件系统应当成为重点考虑的问题，尤其因为Microsoft Exchange 5.5有了进一步的发展，企业应当开始考虑升级系统或在邮件管理中引入新的理念。

电子邮件已经成为了被认可的通信方式，尽管它并不总是首选的形式。问题主要出自于其拙劣的管理模式，而这也给销售商们提供了一个巨大的商机。

根据来自Butler Group的调查报告，在有效管理邮件问题上的失败是企业所面临的重大麻烦之一，尤其在邮件管理无法同相关规定保持一致的方面。

报告对邮件管理作了如下描述：“提交相关邮件已经成为标准诉讼程序的一部分，并且还要满足各种法规的规定，因此企业除了保留电子邮件记录之外，没有其他任何选择。”

“但实际情况是很多企业仍然选择强制雇员删除电子邮件而不是扩充收件箱容量。因此，在企业中部署可自动对关键邮件打包存放并使其在一定时间内可恢复的邮件管理系统已经势在必行。”

有效的电子邮件管理
销售商的关键问题在于需要让用户们相信，电子邮件的管理不应该被看作是一个技术难题。企业需要审视问题背后的商业因素，并不一定会依赖于使用现有的企业邮件系统来完成相关的业务。

同Butler Group报告中所描述的一样：“企业必须接受企业邮件系统无法提供有效邮件管理的事实。”

同样，企业电子邮件系统和邮件用户（尤其是后者）不应该依赖于相关技术所提供的安全措施，例如将web邮件作为邮件系统的后备选项。报告还补充，电子邮件并不是安全的通信方式。报告建议应当更为广泛使用数字认证以及安全web站点。

处理垃圾邮件对企业来说已经成了一个大麻烦，这也给销售商们推销现成的软件产品或为用户提供集成管理服务带来了很好的机遇。然而，对付垃圾邮件仅仅是邮件管理的一个方面。

首先，需要对邮件分配有一个宏观的管理。出于众所周知的原因，Microsoft Exchange在这一领域保持统治地位。MS Exchange就和IBM一样，没有人会因为购买二者中任意一项产品而遭到解雇。

销售商们绝不能忽视这点因素，但同时他们仍然有机会扩大选择范围。市场上有其他可供选择的系统，把这些系统添加进来可以充实你的解决方案。

提供电子邮件管理应用程序的企业正在不断增多，这点并不奇怪。其中还不包括电子邮件过滤程序和反病毒软件制造商。对于销售商来说，这是一个潜在的麻烦。因为销售商不得不从浩如烟海的应用程序中不断的评估挑选合适的软件并最终形成一个解决方案。从这点也不难理解为什么Exchange会成为这一领域的领袖。

但这也带来了危险因素。销售商们可能对其他可供选择的产品和服务视而不见，仅仅选择销售微软软件套装的简单方式。

从一方面看，这并不是产品性能的问题；另一方面，销售商们或许也因此错过了通过其他额外服务实现销售额最大化的机会。毕竟，升级到Exchange 2003将是一个彻底的更新过程，远非插入几张新的光盘这么简单。

“不是玩笑，Exchange是事实上的标准，但我们还是会在某些方面取代它。” 邮件应用公司Mirapoint的渠道主管Jamie Cowper说道。

“企业开始提问了。持续的管理成本会有哪些？是否提供数据保存（data retention）？是否有诸如IP语音等各种新的应用及其他设备？我可以拥有一个统一的电子邮箱么？放在里面的所有东西都是安全的么？”

Cowper强调，Mirapoint基于应用的解决方案提供了一种Exchange之外的选择。该方案强调持续的系统管理，而这一问题是已有的Exchange用户们一直以来所面临的。

Mirapoint对这一问题进行了自己的研究。大约20％的受调查者表示邮件管理是他们最大的麻烦。Cowper将其归咎于系统管理需要熟练的Exchange专家，并且表示：“我们正在试图降低对邮件系统持续管理的工作量。”

把对企业邮件的底层控制托付给另一家厂商解决方案的情况只有在有明确理由的情况下才会发生。Cowper迫切的希望通过其RazorGate系列应用将更多“重视质量的销售商”吸引到Mirapoint这边来，他坚信在考虑功能和持续管理问题的时候，成本将是用户需要重点评估的因素。

由于RazorGate系列应用的可定制性和对邮件管理和安全功能的全面覆盖，Cowper认为对销售商来说这是一个重要的盈利机会。

系统选择观点
这种观点得到了Barracuda Networks欧洲业务主管Paul Thackeray的支持。他表示：“专业的多层邮件管理应用程序是比MS Exchange更好的选择。”

销售商们要意识到这点则比较困难，毫无疑问，他们希望能够拥有经过专业培训的邮件管理员，这样可以根据用户需要提供经过精心选择的管理服务。

微软产品销售商Eurodata的业务主管Des Lekerman表示，他一直在积极鼓励消费者升级到Exchange 2003。因为这可以帮助他解决好那些消费者们时常抱怨的问题，即邮件管理和存档功能。

Lekerman认为，消费者不希望收到垃圾邮件，并且要确保其邮件管理符合诸如US Sarbanes-Oxley Act等金融和商业法规的规定。他们还需要获得移动访问功能，而对Exchange来说则需要安装额外的软件并进行配置。那么Eurodata的客户们会愿意考虑另一种管理系统么？

“采用什么系统并不是大问题，在邮件存档和垃圾邮件防御方面问题是一样的，” Lekerman说道。他补充说，对于很多客户而言，将邮件管理外包是一种很好的选择。“这种方式节省了企业的持续成本，并且同时改进了服务和相关支持。”

两家Mirapoint销售商同样发现客户对邮件管理的需求正在改变，而他们自己的服务也需要根据客户对邮件问题日益增加的关注而进行即时的调整。

“邮件的安全性是摆在每个企业面前的头等大事，我们的客户依靠我们为他们提供有效的解决方案，”销售商Nouveau Solutions公司主管Andy Stevens表示。

Peracto Solutions公司的主管Jaap Schram De Jong也说道：“我们为自己能保持100％的客户回头率而感到自豪，因此通过为客户提供这种解决方案来同他们建立密切的联系是非常重要的。”

“就我们的经验来看，仅仅通过软件手段来维护通信安全成本很高，而且难于管理，最终会将企业置于更加危险的境地。”

时机正在改变
Exchange（作为一种微软产品或许的确同这个概念有关）有自身的评判标准，无疑，它并非是邮件系统中功能最强大的。时过境迁，微软必须对企业需求更为重视，同时还要对不断接踵而来的竞争者们保持警惕。

“MS Exchange是企业级的产品，它并不属于SME领域，” Kerio Technologies 的英国销售主管Joe Weisz表示。

“实际上，企业已经不像过去那样在这上面支出很多，这使得诸如微软这样的软件公司把自己的企业解决方案提供给可以负担这些费用的小公司。”

“这些软件公司把自己产品的缩减低价版产品卖给自己不知道如何管理邮件系统的客户。这就是‘更多选择’出现的地方。”

“Kerio MailServer就是一种所谓的选择。它以更为小巧的安装包和更低的价格提供了SMEs希望从Exchange中所获得的功能。现实情况是绝大部分的这些可选系统都是以小型解决方案为目标进行设计的，着眼于小型企业，因此减少了系统复杂性并且易于管理。”

“这也意味着销售商们可以更为方便的对软件包进行配置，并且还可以在其上包装好自己的服务然后作为完整的解决方案来出售。最终，这会给他们带来比销售Exchange更多的利润。”

对于销售商而言，电子邮件管理应当同他们所出售的实际软件包无关，这很重要。邮件管理和数据存档公司C2C Systems的Ann James表示，现实中有打开销售渠道的机会，但这并不是直接的。

“管理电子邮件数据并不仅仅是把数据存放很长一段时间，而是进行智能保存，在适当的时间内把合适的东西放在合适的地方，并且在短时间内可以把数据找出来，“她说道。

“邮件存放需要专门的应用程序，因此从邮件箱里面找出数据仅仅是简单的对最终用户而言。但存放方法还需要符合相关政策以及安全方面的需要。”

“如果邮件存放策略能够和企业数据存储策略结合起来，那就更好了。这样的方式可以把邮件管理系统作为附加产品提供给用户，产品也更好买。”“附加”和“更好买”两句话或者让销售商听起来非常舒服，但还有另一策略值得考虑：管理服务。客户会把邮件系统外包的想法听起来或许让人奇怪，但客户们的确会这样做。Lekerman表示现在就有一个商业案例，Eurodata就是实例。

“电子邮件是一种工具，如果很容易就可以把它外包出去，为什么不呢？只要它安全且的确有用。做生意真的很关心什么地方管理邮件么？我们可以通过把邮件系统的核心构架从客户的业务中抽出来，并且提供电子邮件相关的专业技术，这样客户就可以降低商业成本，”他说道。

管理邮件将会是一个持久的话题。垃圾邮件带来的麻烦和系统要符合相关法规的要求都不会消失。至少就目前而言，还很难预见即时通信（IM）软件会取代电子邮件而成为主流的业务沟通渠道。

然而，销售商们需要对IM强调相同的问题。企业们越来越多的在使用IM，客户们必然希望将其纳入到针对电子邮件的内部通信管理策略中来。

这是一个机遇，并且还将持续下去。垃圾邮件和符合相关法规仍然会在即将到来的新的一年中同邮件系统产生密切的联系。因此，对于深入了解该市场并且希望拓展其经营的邮件管理系统范围（仅仅MS一种解决方案之外）的销售商们来说，他们所具备的专业知识必定会有用武之地。

现在的问题是，销售商们是否能够抓住机遇，并使企业坚持使用电子邮件。