1. 退信形成原因
投信过程就像一个邮递员把用户的信送到用户指定的地点，由于投信过程中会有各种原因，导致投递失败，这时邮递员就回来告诉用户，是什么原因（就是退信内容）导致没有投递成功。
◇ 收件人邮箱的准确性
用户书写收件人邮箱名的时候笔误，也就是对方的邮箱名不可用，造成投递失败。
用户书写收件人邮箱名时“@”后面的文字部分，也就是域名不可用，造成投递失败。
◇ 由于某种规则限制
发信规则的触犯。比如一次性发送邮件的接收人过多、接收人邮箱容量已满、发送的邮件太大、信件内容触及某项过滤规则、发送太频繁而超过额定被限制等。
◇ 网络环境或硬件问题
网络之间通信不顺畅，导致邮件无法投递。
服务器系统错误或死机，导致邮件无法投递。
2. 如何识别退信
我们来看一个例子，以下内容就是一封完整的退信格式。
日 期: | 2005-10-19 20:42:40 |
发件人: | postmaster@163.com 添加到地址 拒收 |
收件人: | test@163.com |
主 题: | 系统退信 |
附 件: | 邮件正文 下载附件 - 保存到网易网盘 |
| This message is generated by COREMAIL email system. I'm sorry to have to inform you that the message returned The message to 25941@xxx.com is bounced because : SMTP error, RCPT TO: 550 Mailbox not found 你发送到25941@xxx.com的邮件由于以下原因被退回 : SMTP error, RCPT TO: 550 Mailbox not found | |
解释：先看信头部分，主题为“系统退信”，发件人是：postmaster@163.com，这表明是 163 免费邮系统告诉你投递失败的形成原因。除此之外都不是 163 免费邮系统退信。附件内是你未发出去的原件，打开即可查看。最后为邮件内容部分，其中最后一行以“你发送到”四个字开始的那句是真正的退信提示，根据这个来判断退信的原因。
3. 常见退信原因分析
退信关键字 | 退信原因 | 解决方法 |
| User not found、User unknown、No such user、Invalid User、No exist、Mailbox not found | 指收件人不可用，或者收件人不存在而导致投递失败。 | 请重新核实对方邮件地址的真实性。 |
| Dns，Host、Not found、Bad host、Domain 、Unreachable | 由于 @ 后面的文字部分，也就是域名部分不可识别，或者是我们的DNS没有解析到该域名。 | 请将退信转交给我们客服工作人员。 |
| Quota exceeded | 收件人邮箱容量过满。 | 请通过其他的方式通知收件人及时清理信箱中的过期邮件。 |
| Too large、Maximum fixed size | 邮件体积过大，超过对方接收单个邮件最大限制。 | 请将要发送的邮件分成多个。 |
| Rejected、Not allowed、Message blocked | 被对放拒收（收件人在邮箱中设定了过滤器）。 | 请联系收件人放开相应的过滤规则。 |
| Black list、Spam、Spammers | 我方服务器被对方拒掉。因为拒掉的原因很多，所以要从对方返还的信息来判断原因。 | 因为拒掉的原因很多，所以要从对方返还的信息来判断原因。 |
| Connection timed out | 由于网络的原因连接对方服务器出现超时，而导致此邮件投递出现错误。 | 您可在稍后时间重新尝试此邮件的投递。 |
| Error in command 、Syntax error | 无法识别的错误邮件系统指令，对方系统无法识别此软件或者发送方系统的指令系统。 | 请用 Outlook Express、Foxmail 进行编辑，或者直接使用 WEB 方式发送邮件。 |
| Too many、Less than | 邮件群发包含过多用户。 | 请降低同时接收邮件的人数。 |
| User ***@*** is disabled、*** is now disabled with SMTP service | 收件人帐号被冻结或删除。 | 请通过其他方式联系对方，确认其邮件地址的可用性。 |