据港台媒体报道，许多中小企业IT人员纷纷建议公司员工，可以上网申请包括Yahoo!奇摩、MSN Hotmail或Gmail等免费信箱，以便用于接受私人信件。这是因为大部分公司所使用的电子信箱，由于邮件服务器设备投资不足、功能有限，因此最多只有100MB的收信容量，而且单封信件也无法超过10MB，甚至更少。但是这些知名的免费电子信箱，动辄就有250MB或1GB以上的容量，对于收发大型邮件与个人信件而言，其实是相当够用，所以为了提高公司网络使用效益，鼓励员工使用免费大型电子信箱，其实是可以降低公司非必要的网络流量。
之所以会有这样的作法，主要是因为不少中小企业面临网络相关设备预算有限，尤其近来十分风行的垃圾邮件问题。许多MIS人员纷纷表示，中小企业老板不见得会有预算添购防垃圾信件功能设备，所以会通过ISP或相关厂商，购买具有防垃圾邮件功能的企业电子信箱服务，如HiNet的hiBOX与Seednet的企业邮件(Virtual Mail)。企业使用的电子信箱容量愈大，价格就愈贵，而现在的电子邮件却有体积愈来愈大的趋势，因此在预算有限的情况下，搭配免费电子信箱的确可以解决容量不足的问题，也能够提供信箱备援的功能，而且这些免费电子信箱也都有提供防垃圾邮件的服务。至于电子邮件防毒问题，由于防毒软件的安装已经很普及，所以搭配使用上，会发生中毒的机会并不大。
顺道一提，台湾地区地区的MSN Hotmail免费信箱服务，将从2MB容量提高到250MB，附件档案可为10MB;不过现阶段不管是新用户或是旧用户，都只先提供25MB的收件箱容量，等用户登入服务超过4次且使用经过30天之后，才会升级到250MB。根据微软表示，虽然免费信箱容量提升到250MB，但是一样也享有病毒侦测清除服务，不需要另外付费。
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