Outlook使用技巧

导读：在我们使用Outlook的过程中，经常会碰到这样或那样的问题，作者在此和我们分享他帮助别人解决问题的经验，希望可以对你产生帮助。

重新启用默认联系人窗口
我定制了联系人窗口，对其进行了重命名，并且发布了它。使用formasadmin.exe工具更改了默认的联系人窗口为我定制的窗口。但是我遇到了新的问题。当我点击“新联系人”时，Outlook打开的竟然是邮件窗口，而不是我定制的联系人窗口。如何能使我的Outlook恢复原来默认的联系人窗口？

微软知识库文章“How to globally change the default forms in Outlook by using the Forms Administrator utility”（http://support.microsoft.com/?kbid=241235）描写了如何使用FormsAdmin工具。该工具修改了Windows注册表，增加了新的子键“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Custom Forms”键。微软最终发行版本只支持到版本号为9.0的Microsoft Officce 2000版本。如果你有更新的Outlook版本要修改，则需要使用FormsAdmin工具导出.REG文件。并将所有的9.0替换成正确的版本号。Outlook 2002版本号为10.0，Outlook 2003版本号为11.0，将更改后的.REG文件再导入注册表。

微软关于FormsAdmin的相关文档指出，使用这个工具是有风险的。它并不检查所定制窗口是否和所要替代的窗口属于同一类型（譬如IPM.联系人，在你的案例中发布的窗口）也不检查定制窗口是否存在。如果FormsAdmin产生意想不到的错误结果，你可能想恢复所有更改到原来的样子。

要解决这个问题，就需要打开注册表编辑器找到符合你Office版本号的Outlook\Custom Forms子键。你要把每个选择的子键下名为IPM.Contact的值删除。所定制的联系人窗口将随之更改。Outlook就会使用默认的联系人窗口打开新的联系人。

标记为已阅读邮件不能从未读搜索文件中“消失”
我的副总在使用Microsofrt Ofiice Outlook 2003未读邮件搜索文件夹时，如果她将邮件标记为已读邮件，则必须手工按Ｆ５键才可以让该邮件从搜索文件夹中消失，而在她阅读一封邮件后邮件就会马上从文件夹中消失。她问是否可以改变这个现象？

你的副总在未读邮件搜索文件夹中所看到现象是正常的，该文件夹是Outlook 2003三个默认搜索文件夹之一。如果它不这样工作，人们会感到困惑：为什么我标记为已读，但是事实上我并没有读取它却也消失了。

如果你想改变这个现状，可以在未读邮件搜索文件夹中点击“视图”菜单，选择“排列方式”*“当前视图”*“此文件夹中的未读邮件”。则搜索文件夹将只显示标记为未读邮件的邮件，而隐藏标记为已读邮件的邮件。

更改多个邮件文件夹的权限
我的一个用户需要共享她邮箱中的扩展文件夹，她无法忍受一个个的修改每个邮箱文件夹的权限，但又不想共享全部的邮箱。有没有一个工具可以让她一次性改变多个邮箱文件夹的权限？

微软有一个工具，叫做Exchange Server Public Folder DAV-based Administration Tool（PFDavAdmin）。关于这个工具最新的信息是它可以工作于Exchange Server 2003和Exchange Server 2000之上。你可以在http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/2003/articles/tooleasmobadminpfdav.mspx上获得这个工具。尽管这个工具叫PFDavAdmin，但是PFDavAdmin不仅可以改变公共文件夹的access control entries（ACEs），也可以改变邮箱文件夹。PFDavAdmin需要运行在Windows .NET框架1.1的支持。

你可以从http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=635BE792-D8AD-49E3-ADA4-E2422C0AB424下载该工具。当你运行下载的文件，将提示你应用程序被安装的默认文件夹。双击打开该文件夹，你将看到一个名为PFDAVAdmin的文件夹，打开它你将看到一个pfdavadmin.exe文件和一个18页的pfdavadmin.doc文件，该文件讲述了这个工具可以完成的任务。

现在来对你的问题进行解答。PFDAVAdmin的特性就是能够让你非常容易设置权限到一个文件夹或将一个文件的权限传播到它所有的子文件夹。首先你的用户需要组织所有需要相同权限的文件夹到一个文件夹下，而后管理员将分配需要的权限到顶级文件夹。例如，用户创建一个名为“Shared”的顶级文件夹后将需要共享的文件夹拖到该文件夹下，而你需要做的工作就是打开pfdavadmin.exe，按照下面的步骤进行设置：

1. 选择File，点击Connect
   
2. 在Connect对话框中，输入Exchange server和Global Catalog（GC）的名称以及对需要设置邮箱有完全访问权限帐号的验证信息。
   
3. 在Connection框里，选择Specified mailbox并输入你需要设置邮箱的Outlook Web Access（OWA）的URL地址（也就是：http://Servername/ exchange/MailboxName），点击OK进行连接。
   
4. 在PFDAVAdmin主窗口中。URL边上应该有加号（+）符号，点击“+”展开邮箱文件夹。如果出现错误提示导致文件夹没有被展开，请检查邮箱的访问权限和名称后再次尝试。
   
5. 浏览“Shared”文件夹的权限，右键单击它，选择文件夹权限。将会显示详细的用户权限（如图1），添加anonymous和默认（\Everyone），并为它们选择None角色（可能由于默认权限的问题无法看到\Everyone）。
   
6. 再次在“Shared”文件夹上单击右键，选择“Propagate Folder ACEs”。复制所有权限到Project A、Project B等文件夹和它们的子文件夹。
   
7. 在“Propagate ACEs”对话框中（如图2），选择你想传播的权限，点击“Add/replace”。后点击“OK”。
   PFDAVAdmin将显示一个进度报告列出所有已经改变的权限，你能通过选择PFDAVAdmin主窗口中“Tools”菜单中的“Options”看到更多的细节。
   
   

图1：选择文件夹权限

图2：选择想传播的权限