随着企业信息化及办公自动化的不断发展，邮件系统在企业中扮演着越来越重要的角色，邮件已经成为人们日常工作中不可或缺的一部分，也是企业中员工交流沟通及处理日常业务的重要手段。在当前随机应变的环境中，E-MAIL 已经成为各公司处理各项事务的核心工具；公司大量重要的业务信息产生并保存在邮件系统中，电子邮件已经成为企业的无比重要的信息资产。
为了保护这些信息资产，同时为了应对随时可能出现的危机和灾难恢复，需要对邮件进行备份，这也是邮件存储的最初要求。但随着电子邮件成为企业信息往来最主要的方式之一，邮件数据膨胀性的增长成为企业需要面对的最主要问题。邮件数据量翻倍的增长，邮件服务器随时面临崩溃危机，邮件及附件种类繁多，杂乱无章，如何安全高效地管理邮件信息，如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，是企业信息管理必须要面对的问题，通过简单的邮件备份已经无法解决企业当前和未来要面对的问题。选用适合本企业的电子邮件归档管理系统是目前最常采用，才是最有效的解决方案。
目前市场上很多人把邮件备份当成了邮件归档，以为通过备份邮件就可以使企业安枕无忧。但实际上，邮件备份和邮件归档是有本质区别的，备份并不能替代邮件归档，以下详细介绍两者的区别，主要体现在三个方面。
1. 概念
1） 邮件归档
邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，当数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外，当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。
2） 邮件备份
备份是指数据副本，万一原始数据丢失或者损坏且无法修复，副本就可用于恢复原始数据。备份用于保护正在使用的数据。
数据备份时间表一般包括：每天的增量备份保留七天，每周的完全备份保留一个月，每月的完全备份保留一年，最后，一年的完全备份保留七年。一年的完全备份也称为七年归档。这份时间表存在一个问题：很难从整个备份中挑选出需要长期保留的特定文件，因此用户在使用这种方法时，最终不得不将整个备份都打包为大型的“归档”。此外，在两次备份间隔时间中，如果有些邮件被删除，这些邮件将永久丢失，并不能在备份中寻找到，导致了数据的丢失。
2. 存储
1） 备份系统用于归档的困境
首先，当用户需要查找几年前的一些相关资料时，就必须记住这些文件存放哪个备份文件中。这不是一件容易的事，即使用户能记住，由于计算机平台和软件的日新月异，要找到当年的读取设备、操作系统和应用程序，甚至还需要访问权限去打开这些文件是相当费力的。
其次，用备份数据来满足电子发现的要求就更加困难。例如，公司要获取某个员工在3年前某两个月内从Exchange服务器上发出的所有电子邮件，或许可以花很长时间从备份系统中恢复特定时间内在Exchange服务器上保存过的电子邮件，但如果接收者在收到该员工电子邮件的同一天把它删除了，那么被删除的电子邮件就没能在当晚的备份作业中保存。因此，严格说来，即使找到了所有已备份的电子邮件，也不能符合电子发现的特定要求。
第三，恢复备份数据并进行查找会消耗大量时间和费用。试想一下，如果要把过去10年中满足某些条件的Exchange服务器上的电子邮件找出来，而公司每星期做一次备份，那么该公司的IT管理员就必须把每个恢复到Exchange服务器中的满足条件的电子邮件存入一个.pst文件，这样的手工作业至少要重复500多次。
此外，备份系统用于保存归档数据是相当低效的。一个归档系统对每个文件通常保存1~2份拷贝就足够了，而备份系统却没有这样的逻辑，特别是全备份系统，每次备份总是把未删除的旧数据又保存一次，浪费了很多存储空间。随着备份格式和磁带介质更新换代，许多企业耗费了相当大的精力进行设备升级和数据拷贝、迁移以及各种转换，同时又保留旧的备份格式和旧磁带上的数据，导致不同格式数据的许多副本分散在不同的设备和介质中，对这些数据进行有效管理和查询几乎不可能。
2） 邮件归档存储
归档是原始数据从初始站点移除后，发送到其它站点，用作长期保留。邮件归档可以说是在线的备份，只要你收发邮件，在归档系统扫描间隔时间中，发现原本归档数据有新的更新，就会把这些新的数据进行归档。哪怕你立刻对邮件进行了删除，但这些邮件数据已经被归档，不会造成数据丢失。
许多邮件归档系统具备压缩存储功能，从而进一步降低存储消耗。此外，有些存储系统采用一些特别的技术减少存储量，例如TurboMail拓波归档系统的单一实例存储功能。如果一个附件发送给多个用户，在存储系统中，将只保留一份文件，这大大地节约了存储空间。TurboMail的压缩存储功能可以节约近1/3的存储空间。
3. 分类和搜索
软件和备份软件的另一项区别在于分类和搜索功能。
一些备份软件具有基本的归档功能，可以将文件独立或按组归档，保留时不受备份限制。可以根据文件种类、日期、所有权及其它搜索标准命名或标记内容。但是，如果公司会形成并需要处理大量归档，如电子邮件和图像数据等，那么仅仅创建简单的搜索标签并不足够;还需要拥有更加高级的归档
解决方案，具备基于内容和所有权的搜索功能。
一个有效的归档系统则包含了足够多的元数据，并能通过逻辑方式获取信息。例如，一个电子邮件归档系统的元数据应至少包括发件人、收件人、主题、时间等信息，通常还会把电子邮件主体放入数据库用于全文搜索，甚至把附件的相关信息和关键词也提取出来作为元数据保存。当需要查找需要的邮件时，输入限制条件，能够在几分钟甚至是秒钟内查找到所需的邮件。
4. 邮件归档产品
此外，近年来，西方国家发生了一些重大的企业舞弊案件，使得政府和整个社会都对企业数据资料的保存提出了更为严苛的要求，从而使数据归档的地位上升到关系到企业存亡和社会安定的高度。这一切都表明了未来邮件归档系统将逐渐走上市场的主流。
目前国内外众多厂家也提供了种类繁多、功能各异的邮件归档系统，例如Mirapoint、C2C Systems的Archive One，GFI的 MailArchiver, Intradyn的 ComplianceVault,等等。各个系统都是各有特色，但这些归档系统有个很明显的共同点就是都没有集成到他们的
邮件系统中，企业必须单独购买一个邮件归档系统来实现归档管理，甚至有的还要再购买设备来安装归档系统。对于大企业，这些人力、物力的消耗可能不成问题，甚至有时候就是为了分开管理而单独购买归档系统。但对于中小企业而言，搭建完邮件系统，还要再继续搭建归档系统，无论是物力、人力、财力都是不小的支出。
如果把邮件归档系统集成到邮件系统中，对于资源较紧张的企业而言，不但方便管理，还节约人力、物力和财力，一举两得。目前，市场上完成集成的有TurboMail邮件系统。这个系统是采用文本数据库存储的，在邮件搜索方面速度很快，能在很短的时间内调出所需的邮件，而且在拦截垃圾邮件、病毒邮件方面很强，能自动把这些邮件拦截在归档系统外，大大提高了归档效率，而且这个软件还能提供试用，对于企业而言，只有自己用过的东西才真正知道是不是适合自己的。