邮箱归档，是主要解决邮件在完成发送后的存储、检索、保密性及法律效力的问题而被提出的，根据企业用户需求，对全域用户收发邮件进行在线文档、长期保留并允许实时搜索与访问，实现历史邮件可追索与查询。
随着企业信息化速度加速，企业信息管理成为企业运营与发展的关注问题，在近几年企业邮箱市场行业发展中，邮件归档随着企业通信信息存储管理和法律要求等需求增加，逐渐成为邮件通信中重点关注的热点之一。
邮箱归档，满足信息管理和法律规范，大势所趋
2002年，美国国会通过了针对上市公司财务和公司治理的 《塞班斯法案》（Sarbanes-Oxley Act，简称SOX法案或塞班斯法案）。法案要求：上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于５年。另外上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少７年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯业至少要保留７年。
2008年6月28日，国家财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了《企业内部控制基本规范》，自2009年7月1日起在上市公司范围内施行，鼓励非上市的大中型企业执行。规范要求：企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行（摘自《规范》第四十一条）。
随着各国政府一系列法规的出台，对企业的电子邮件归档做出了明确规定。这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件，以应付未来的电子邮件查询需求，不然很可能给企业带来风险。
同时，随着IT系统成为提升企业运营管理效率及核心竞争力的重要推动力之一，邮件通信作为企业日常沟通的基础工具，势必需要满足企业业务发展和效率提升的灵活所需。如何通过企业邮件的归档应用，减少企业邮件存储成本，快速实现邮间的备份和检索查询，合理利用企业邮件资源及价值，是大多数企业，特别是对于信息安全性较高或者中大型规模企业需要重点关注的问题。因此，企业邮箱归档，势在必行。
面对归档，邮箱“自建”PK“外包”，向左走，向右走？
“目前在实现企业邮件归档时，对于使用自建邮件服务器的企业来说，一般有2种方式，要么采用手工进行，要么需要采购第三方的邮件归档系统产品。”263企业邮箱技术部负责人在接受采访时介绍到，“手工进行归档不仅操作繁琐，同时也需要耗费较高的人力和物力成本进行维护，同时操作的不规范性也容易给邮间存储、备份安全带来较大的风险和隐患，这种方式其实已经被淘汰，所以大多数自建邮箱企业，在实现邮件归档时，基本上通过购买第三方邮件归档系统进行。”
采用第三方企业邮箱归档系统时，企业除了购买邮件备份系统工具外，还需要自备归档服务器等存储设备，并花费人力和成本进行备份管理和技术维护。在企业邮箱使用数量不足够大时，比如邮箱用户数低于1000用户，企业因此而产生的产品和设备采购成本及人力精力维护费用会相对比较大，对于中小企业来讲，这是笔需要持续投入的不小费用，反而不如转型采用外包企业邮箱，启用外包邮箱的专业邮件备份功能来的划算。
在使用外包企业邮箱进行邮件归档时，一方面，外包企业邮箱运营商相对自建邮箱而言，在邮件技术和管理方面会更具专业性，通过专业服务的提供对于邮件的安全、使用性能等有较好的保障，在邮件存储实现时，不需要企业再进行任何成本的付出，只需要通过支付一定服务费用，就可以获得专业的邮件存储和备份，大大节省了企业进行邮件存储进行的设备采购、运营、管理和维护的周期和成本；同时，在技术故障突发时，只需要根据外包服务承诺进行监督管理即可，也不需要花费人力进行故障排查和解决，一定程度提高了邮件存储和管理效率；而且由于第三方邮件运营商的资质和专业性保障，从而维持了邮件存储备份的客观、公开、公正，使得某些上市企业的邮件信息管理因此更具法律价值和效力。
263企业邮箱归档，贴近用户需求，方便易管理
“263企业邮箱归档推出，是结合用户需求出发的，邮件归档的功能设置和操作，也是基于前期的客户应用调研积累进行研发的，因此在功能使用和应用操作上，更方便、安全、快速易管理”。263网络通信技术总监李宏宇介绍。
据了解，263企业邮箱归档功能设计主要从数据安全、实时归档、邮件检索三个方面重点展开。在数据安全方面，针对企业邮箱管理员设置双重密码保护功能，通过密码器生成的“动态密码”及权限管理，最大限度保证帐户安全，并且针对备份存储的企业邮件进行严格管理，邮件数据存储通过法律协议进行保障，不经企业允许，无法在归档系统中直接删除。在邮件归档功能上，通过双服务器的运行，使得归档服务器与邮件服务器独立运行，从而保证邮件归档的快速管理，而不受邮件收发的影响。邮件检索方面，则根据检索条件的不同进行不同的技术参数调用，从而保证检索操作的快速方便和检索信息的快速生成。
由此看来，从专业性和成本角度出发，外包企业邮箱对于企业邮箱归档的实现更易于贴近用户，节省成本，满足需求。而专业外包企业邮箱运营商的技术实力和运营能力，在企业邮箱归档实现上，是需要企业用户在邮箱选型时需要重点关注的因素。263企业邮箱凭借15年电信运营经验和领先技术实力，及外包邮箱市场占有率第一的品牌（2009年艾瑞数据统计来源）运营能力，一直致力于为中国企业提供最具价值的邮件运营外包服务，相信能够给大多数企业邮箱用户提供最具价值的安全保障。