Outlook 2007常见十大恼人问题解疑

    【IT168 应用技巧】在计算机世界中，Microsoft Outlook几乎无处不在，而且也正是因为应用的广泛而倍受责骂——虽然Outlook拥有很多功能，比如收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等等，但是，它也存在运行缓慢、不可靠等不足。

    为此，本文将向你介绍一些常见问题的解决方法。不过需要指出的是，本文所讲的内容主要是围绕Outlook 2007进行，并且使用的是Outlook的POP3邮件。

恼人问题#1：

    这也是大家最关心的问题之一——运行缓慢。程序加载会占用不少宝贵时间，而且在收发邮件的时候响应迟缓，那么，我们该如何来解决这个问题呢？

    首先，这并没有某种一劳永逸、单个解决这个问题的方法，但是，你却可以对Outlook进行瘦身处理。虽然不能保证它能提高多快的速度，但是只要按照以下做法实行，就会让你摆脱那种缓慢的状态。

    要对Outlook“减肥”，就要对.pst文件进行精简处理（这个在恼人问题2也会提到）。然后，要确保通过Windows Updates对Outlook进行了升级，安装有最新的补丁。如果你的.pst文件很大的话，有一个补丁会尤其显得重要（补丁KB933493）。该补丁旨在帮助更快速的装载大型.pst文件。许多人就发现它在提高Outlook速度方面确实很有效，甚至有在Vista下三秒内启动Outlook 2007的情形。

    接下来，删除Outlook中冗余的插件（这个问题也会在恼人问题5讲到）。

    有不少人都报告反映，iTunes 安装了一个Outlook插件——虽然不明白用意何在——但是却对其速度影响不小。

    还有一些人报告称Windows XP 传真服务会影响到Outlook 2007版本，使其莫名地运行迟缓起来。如果你在XP中不需要传真服务，请对它进行删除（删除方法：打开控制面板——添加或者删除软件——添加或者删除Windows 组件。）

    此外，也有不少用户反映说Business Contact Manager也会严重影响Outlook 2007速度。因此，如果你安装了该软件的话，同样对它进行删除。 

    最后，请检查您的RSS提要。Outlook的RSS标题新闻编辑器是个很重要的功能，但它会很明显地降低其运行速度。根据预先设置，不论是你需要或者不需要的它都会接收大量的资讯。随着时间的推移，你可以取消之前订阅过的一些不常看的资讯内容。

    选择工具——帐户设置，并点击RSS Feeds标签，你会看到显示很多内容的窗口，滚动窗口查看你所订阅的内容，选择不需要的进行删除，最后点击确定。

恼人问题#2：

    随着使用时间的增多，Outlook中的附件会积聚得越来越大。尤其是您定期发送和接收附件的话，.pst文件更会迅速扩充。当.pst文件超过1G以上时，会很明显的减慢Outlook的运行速度，并可能导致运行不稳定。

    如何解决此问题？首先找出其中的“脂肪”。Outlook 2007中有一个非常有用的文件夹，名为“大于100KB”，在Outlook文件夹中搜索并找到该文件夹。一般情况下，它会列出所有大于100KB的电子邮件，并列出最大的文件，如果没有，请单击文件夹标题的进行大小排列。

    现在，你可以看到最大的电子邮件，并对它进行处理。如果你不再需要带有附件的电子邮件，那么可以对其进行删除。如果你需要邮件中的附件而不需要电子邮件，那么你可以先把附件存储到磁盘中，然后删除电子邮件。

    如果相反——你要保存电子邮件，而不是附件——这样可以更为有效地节省空间，节省附件所占据的磁盘空间。首先，将附件存储到磁盘上，然后打开电子邮箱，右键单击该附件并选择删除。附件将从Outlook中删除，但是电子邮件本身还将继续存在。

    Outlook中存在的附件问题如此普遍，以至于出现了第三方提供的一些专门工具，这些工具可以帮助你移除附件以缩减.pst文件。免费的 Kopf Outlook Attachment Remover可以保存Outlook中的附件，并把它们存储到本地硬盘上，还可以替代附件提供连接至附件存储路径的链接。这样，你就可以按照平常那样打开附件，Outlook也就会从磁盘上寻找该附件，而不是从自身的.pst文件中寻找。

    你也可以让程序自动对整个文件目录中的附件进行删除，并用这些附件的链接进行替代；或者你也可以一封一封的进行删除。需要提醒的是，在Outlook中，会让人感觉文件还存在——像对待每个附件一样你会看到文件图标。但是，文件事实上是在磁盘上，而不是在Outlook中。

    其实，Outlook 2007自带有另外一个精简.pst文件的工具。选择工具——邮箱清除，然后单击查看邮箱大小的按钮，你将会看到如下窗口。一个文件夹列表窗口，并且每个文件夹大小都会显示出来。这也就告诉你哪些文件夹特别需要进行清理——清理电子邮件和附件。在你找到最大的文件夹之后，会到Outlook主窗口并优先处理这些文件夹，搜索该文件夹中无用的电子邮件和附件，并进行删除。

    在你完成所有这些工作之后，就应该对你的.pst 文件进行压缩。通常情况下，在你删除完文件和附件后，在.pst空白文件夹中只占据几个字节。

    要压缩文件并消除这些空白文件空间，你可以选择文件——数据文件管理，然后双击个人文件夹选项，最后单击开始压缩。

恼人问题#3：

    为什么我无法找到存储有“$#%^(@"* ”Outlook 数据的地方？你的所有电子邮件、联系人列表、附件、日历信息等等——几乎整个Outlook数据都存储在一个单一的.pst文件中。如果你想备份或者供移动办公使用，你通常需要知道它准确的存储位置。但是，微软好像比较喜欢不断更改.pst路径，因此，你要准确找到它也不是件很容易的事情。除了.pst文件，Outlook还使用了其他文件来存储你的个人喜好等信息。通常你也很想知道它们的存储位置。

    如何解决此问题：一般来说，Outlook 2007会根据你使用的是XP还是Vista系统来设置不同的存储路径。在Vista中，你会发现它处在：C: \Users\YourName\AppData\Local\Microsoft\Outlook，YourName就是Windows 用户名称。在XP中，它的存储路径一般为：C: \Users\YourName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook。

    当然，也存在一些例外情况，Outlook会把那些文件设置在另外的地方，但是至少还有种比较简单的方法来找到它们：在Outlook中选择文件——数据文件管理，找到存有.pst文件的个人文件夹，接下来，你就会发现它的路径被列出。

    至于其他的Outlook文件，在Vista中，你可以在C:\Users\YourName\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook中找到，在XP系统中，它们则位于C:\Users\YourName\Application Data\Microsoft\Outlook路径。

恼人问题#4：

    Outlook在邮件超载方面并不会起到多大的作用。它有限的搜索、过滤和排列功能只能帮助你整理邮件，以提高效率。比如，它不会给你查看邮件线程，你只能通过搜索功能获得一些帮助。

    如何优化：有很多Outlook插件声称都可以帮助处理邮件超载问题，而且它们也确实十分有用。著名的Xobni就是这样的一款Outlook电子邮件组织整理程序，而且它还是免费的。它以插件的方法嵌入Outlook，便于用户共享和搜索Outlook中的邮件地址和电话号码。Xobni可以把邮件内容进行智能过滤，或从收件箱中提取出电话号码等信息。当使用者搜索某个人之后，那么关于这个人的所有内容将在Outlook右侧的面板显示出来。

    另外，它还能统计来往邮件数量、使用频率，可以帮助用户在浩瀚的邮件中快速查阅到频繁使用的一些特殊邮件，对于不是经常使用或者很久没有查阅的邮件来说，可以对其进行清理，这个有点类似于Windows中的桌面清理功能。

恼人问题#5：

    Outlook经常容易发生崩溃，甚至有时候它崩溃的次数会多于其运行的次数。这一点难道没有人告诉微软，电子邮件程序是用来收发邮件而不是一打开就崩溃的吗？

    解决办法：我们不可能对每次崩溃都用补丁来解决，但是我们可以从问题的根源处着手——插件。某些插件本身容易诱发Outlook发生崩溃，而有些插件会在其他插件发生兼容性问题时会导致Outlook发生崩溃。所以，为了避免发生崩溃，首先你需要知道哪些插件导致了Outlook发生崩溃，然后再删除那些插件。

    找出罪魁祸首的那个插件的最好办法，就是在安装后在安全模式下运行Outlook，看看它是否会发生崩溃。由于安全模式会禁用所有插件，因此如果在安全模式下运行还是会发送崩溃的话，初步可以排除是插件导致的问题。同样，如果在安全模式下发生了崩溃，则很有可能是插件的缘故而引发，紧接着进行下面的操作：

    在安全模式下通过命令提示符运行Outlook，定位到含有Outlook.exe文件目录（一般是： C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\）然后输入命令：Outlook.exe /safe

    这样，就可以实现在没有任何插件的情况运行Outlook。如果这时没有发生崩溃，说明插件就是导致崩溃的罪魁祸首。

    以下是如何准确地找到该程序问题的方法。首先要知道你已经安装了哪些插件。选择工具——信任中心，然后单击加载项按钮，你将会看到插件被分为三类：目前正在使用的插件/已经安装但是目前没有使用的插件/已经安装但是被禁用的插件。要分别查看插件信息，可以高亮选中它并在屏幕底方发现相关描述内容。

    至此，可以开始寻找到是哪个插件或者哪些插件导致崩溃问题的产生。要实现这个目标并没有什么捷径可走，你需要一步一步进行。在屏幕底端，请确保COM下拉加载项被选中，然后单击Go。

    对启用的插件进行标记，而没有标记的则未被启用。请不要启用你认为可能会导致崩溃问题的加载项，然后点击确定，并关闭重启Outlook。Outlook重启运行后，如果一切正常，则问题被解决。

   那些会导致崩溃问题产生的插件或者加载项，可以利用系统中的Windows正常卸载工具进行移除。也可以回到禁用加载项的窗口中，高亮凸显你想移除的插件，并点击移除。需要提醒的是，再做这一步之前要特别小心，因为它不会弹出一个对话框对你进行提醒。   

恼人问题#6：

    如果你使用Outlook已经有一段时间了，那么你的.pst文件可能会容易受到损坏，不能再加载使用。

    如何解决该问题：首先，预防第一。当.pst文件高达2GB时，它们就很容易出现问题，所以用户需要确保该文件不会大于2GB。（参见恼人问题#3的内容，打开资源管理器定位到.pst文件，并检查其文件大小。）

    此外，最好对其进行备份。因为即使它们受到损坏了，也可以通过还原来挽救。既然你已经知道Outlook 2007文件所在位置，那么就更应该充分利用这一点定期备份这些重要文件。

    要修复受损的.pst文件，可以利用微软免费组件Inbox Repair Tool ，该工具就是被设计来修复.pst文件的。

    要运行Inbox Repair Tool修复Inbox，可以按照以下步骤进行：

    1.打开Search程序

    2.搜索scanpst.exe这个程序，找到后双击开始

    3.在程序的输入框输入pst文件的文件的名称和路径

    4.点击Start开始修复

    需要指出的是，你也可以在C:\Program Files\Microsoft Office\Office12找到该程序。在运行之前，请先备份.pst文件。

    一般来说，该工具会修复受损的.pst文件，如果一次不成功可以多尝试几次。如果还是不能奏效，你还可以寻找其他的工具进行修复。（比如微软官方网站的工具：http://www.microsoft.com/downloads/release.asp?ReleaseID=44353&area=search&ordinal=1）
恼人问题#7：

    如何删除重复的条目？在Outlook中，可能具有很多重复的电子邮件、联系人、任务等信息。出现这样的情形，往往是由于你从早期版本的Outlook中导入数据所导致。

   如何解决：使用第三方工具仍然是不错的选择。下载免费的 Outlook Duplicate Items Remover（http://www.vaita.com/ODIR.asp），选择Outlook然后安装该软件。之后，你会发现Outlook菜单选项焕然一新。

    点击菜单选项，选择删除重复条目，并从屏幕中选择一个要删除重复条目的文件夹。点击删除重复条目，系统就会自动搜寻包含重复条目的文件夹。由于它会把重复条目都复制到文件夹中，也就是你拥有了这些重复条目的一个备份，然后再删除重复条目。

恼人问题#8：

    为何我不能在多台电脑中同步Outlook？

    如何解决此问题：正如前文所述，Outlook会把一些数据记录在.pst文件中。因此，如果你想在多台电脑上都保存邮件最新状态的话，你需要在多台电脑上手动复制该文件。

    比如，假设你使用一台式PC，而你在出差的话可能会使用笔记本电脑。你要实现邮件保存最新状态，必须从台式电脑上把.pst文件拷贝到笔记本电脑中。然后，你可以在笔记本电脑上像往常那样使用。而当你返回家里时，则需要把笔记本电脑上的.pst文件复制到台式电脑上，进而会让台式电脑保存邮件最新状态。

    然而，尽管这来回的复制可以解决问题，但是它却容易出现失误——比如你不小心用旧的.pst文件覆盖了新的.pst文件。

    如果你舍得花一点钱的话，一切问题都将会变得更简单：利用某个工具自动在多台电脑中同步Outlook数据。比较出名的是PSTSync（http://www.outlooksync.com/products/pstsync/pstsync-overview.html） 和SynchPST for Outlook （http://www.synchpst.com/）工具。这两款工具功能都类似，前者售价为59.99美元，而后者为39.95美元，其专业版则为69.95美元。

    另外，你也可以在台式电脑和笔记本电脑中建立桌面远程访问，这其实是一种更简便的方法。当你在外出差时，你可以通过远程访问连接到台式电脑并远程运行Outlook。这样，也就省却了同步的繁琐。

恼人问题#9：

    人们常会抱怨邮件中会出现奇怪的字符、乱码等内容。Outlook 2007 使用了Microsoft Word作为邮件编辑器。即使你的系统没有安装Word，Outlook也会调用Word.dll。因此，当你完成某封邮件时，必然要使用到word。也正因为如此，当你输入一个单引号、引号或者其他特殊字符时，它们可能会在收件方显示为空格或者奇怪字符。

    如果解决此问题：问题的产生是由于Word使用了所谓的智能引号（其实有一些并不能智能）。它们不是纯文本字符，以便其他收件人可以准确的显示文本信息。

    解决该问题很简单，在Outlook中选择工具-选项-邮件格式，然后从信息格式区域的下拉选项卡中选择纯文本并点击确定。现在，Outlook就不会再使用智能引号了。然而，它也不会再使用HTML，也就意味着你不能使用字体、颜色等功能。

    如果你对大部分邮件想使用HTML而小部分使用纯文本格式，那么，当你在创建一封邮件时，在Outlook顶部的ribbon中选择选项，并点击纯文本。这样，该封邮件就会被以纯文本格式创建，其他的则使用HTML创建。

    也可以使用HTML的同时关闭智能引号功能，选择工具-选项，点击邮件格式选项卡，然后点击编辑器选项按钮。单击校对，选择自动更正选项，然后单击键入时自动套用标签。并取消“直引号”旁边的“智能引号”、Ordinals (1st) with superscript以及Hypens with dash的复选框，最后点击确定。这样，你就可以撰写HTML邮件，但是又不会出现古怪字符。

恼人问题#10：

    为何Outlook无法实现与Gmail无缝工作？Gmail可以当作一个POP3客户端来使用，就如同那些ISP一样。尽管如此，用户抱怨他们无法让Outlook正常工作，因为与Gmail配置具有复杂性。有没有什么办法，让其变得更简单呢？

   解决办法：首先，你需要告诉Gmail让其担当一个POP帐户来使用。在Gmail中，点击设置，然后单击转发和POP/IMAP。选择“对所有邮件启用POP”，如果你想下载所有的邮件到Outlook中——包括现有的邮件——你的Gmail帐户下。如果你仅仅想下载将要收到的新邮件，那么选择“对将要收到的邮件启用POP”。

    接下来，选择你所想要Gmail处理邮件的的方式——是否在收件箱中保留邮件副本，当它们下载到Outlook之后，或者删除、存档这些副本。完成这些之后，单击保存更改。

    下面，就是在Outlook中如何设置使用Gmail：

    1、在Outlook中，选择工具-帐户设置，然后单击新建。

    2、在弹出的窗口中，选择“Microsoft Exchange，POP3，IMAP或者HTTP”单击下一步。

    3、在出现的窗口中，输入你的名字，Gmail邮件地址和密码。选中“手动配置服务器设置或者其他服务器类型”，单击下一步。

    4、然后，选择互联网电子邮件并单击下一步。

    5、在窗口中，针对帐户类型选择POP3。对于收件服务器，输入pop.gmail.com。对于发件服务器则输入smtp.gmail.com。在登录信息区，输入你的用户名和密码，并勾选记住密码。

    6、点击更多设置并选择发送服务器选项卡。勾选“我的发件服务器需要验证”，然后选择“收件服务器使用相同的设置”。

    7、单击高级选项卡。勾选收件服务器（POP3)下的“此服务器要求安全连接（SSL）”。

    8、点击确定。然后回到之前的窗口，点击测试帐户设置。

    当你看到显示你已经设置成功时，点击关闭，并单击完成。之后，你就可以让Outlook协同Gmail一起收发邮件了。

    英文原文地址：http://www.itworld.com/software/60636/hate-microsoft-outlook-how-fix-top-annoyances?page=0%2C0