给隔壁同事发邮件打电话,这是“现代化沟通”?

    本地雇员群体的基本职业作风是慢，凡事得催着，出来的结果还不一定对；拖，万事不着急，不到最后时限不着手，开会多半要无理由地迟到，不在乎别人等；一忙就乱，做事没有清晰的程序，缺少条理，或者不问清楚就干，结果常出错，错了要改，就更加忙乱；自行其是，各干各的，不关心自己在做的事与其他人的工作有什么联系，同事或团队之间缺少互动；不较真儿，粗放式作风，大体合适，细节上漏洞百出，在关键细节上也常常失误；沉闷，缺少沟通和活力，缺少工作激情，很少有享受工作的快乐表情。

　　这种职业作风构成了一种工作状态，就是被动，这便又回到了被动性的话题，对此我们已经作了许多讨论。克服被动性需要在自知的基础上从一点一滴做起，从日常工作的具体活动做起。

　　我们的日常工作包括一些基本活动，比如沟通、合作、开会、协商、游说等。这些活动的质量取决于我们职业能力的高低，而职业能力的建设取决于我们的职业态度———显然，被动的态度无助于职业能力的建设。

　　我们将分别谈谈本地雇员在沟通、合作、协商、寻求帮助和支持、游说、项目管理这几个方面的职业作风与职业技能的欠缺，今天我们先来看看沟通能力。

　　面对面交流的有效性

　　沟通是最基本的工作内容，涉及信息分享、协调行动、进展报告和工作备忘。本地雇员群体不善于沟通，原因主要有两个：一个是沟通能力不够，另一个是沟通意愿不强。

　　除了表达能力不够好（做了十分的工作常常只能讲出七八分，余下的只能留给自己回味）之外，本地雇员还不善于灵活使用不同的沟通方法，分不清在什么情况下用E-mail最好，在什么情况下E-mail根本不起作用；什么时候应该打电话，什么时候应该面对面，什么时候应该开会；什么时候应该小组讨论，什么时候应该开全体会，什么时候举行正式会议，什么时候适合进行非正式交谈。

　　我在每一家工作过的公司都会收到大量隔壁同事的E-mail，问一个一句话的问题或讨论一个需要写上一大篇E-mail的情况，而如果他走过来问我或与我讨论的话，沟通结果会更好：我可能不清楚他问题的来由，通过E-mail讨论耗时费力，还不一定能说得很清楚。我的做法是走过去，与他当面交谈。

　　我也多次接到咫尺之外的团队成员在办公室里打来电话，讨论很具体的事。我多半会说：“我过来跟你谈。”我总是鼓励团队里的同事面对面交流，因为这不仅有利于工作的有效性，也有利于团队成员间的合作与交流，有利于团队建设。

　　只有一种情况例外，就是当有同事反复证明自己是不诚实、不讲信用、说话不算数、说了也不认账的时候，你与他沟通的最有效方式是书面沟通，如E-mail，以便留下记录。就纠正对方的不当行为来说，这是很有效的方式，但这同时也是可哀的，因为没有了互信。

　　有的同事非常勤奋，工作积极主动，并以积极的态度与相关各方沟通，但沟通效果并不好，因为他们写的E-mail太多、太具体，抄送所有相关的人，而不对信息进行整理、提炼、分类，不对相关的人依照相关性大小进行分组，导致大家的信息疲惫。这样的忙碌是有些浪费的。

　　不善沟通的民族性

　　沟通要求我们对信息选择、整理、提炼，对分享对象选择和分组，确定哪些人需要和应该了解哪些信息。换句话说，有效沟通需要我们动些脑筋才能实现。在沟通方式的选择上也是如此，我们需要研究公司或部门内部的运作方式和工作程序，了解相关同事的工作风格和主张，同时还需了解足够的沟通常识。

　　与沟通能力相比，本地雇员的沟通意愿显得更弱些，这其中有习惯的因素———我们是一个不善于沟通的民族，单位里也只有通报、传达、汇报，没有沟通；也有其它因素，比如前面提到的“官本位”价值观、非建设性竞争方式（信息就是力量），另外还有沟通意识，即是否认为某事让某人知情是重要的和必须的———这关系到悟性。

　　沟通不畅对我们工作的有效性产生很大影响，大大增加了工作成本。无论是改了主意或情况起了变化不及时通知大家，让大家在错误的方向上瞎忙一气，还是故意不分享他人必须了解的信息，导致同事工作被动和问题拖延解决，都会妨碍工作的进展和成效，对人对己都产生不良影响。事实上，信息不可能被长时间阻隔，因为总有人坚持职业的工作方式，一旦发现有谁应该知情却不知道，就会立即把信息传递过去。