电子邮件归档 不要做无谓的重复投资

　　Peter Emmel是DeWitt Stern Group的IT经理。他所在的公司实施了一项新的电子邮件存档系统，Peter Emmel则从中学到了宝贵的经验。起初，这家保险经纪公司选择了一种廉价的系统，但后来他们发现，它的功能，可靠性和支持度并不能满足需要，这迫使公司不得不在18个月后更换设备。

　　DeWitt Stern Group是一家驻扎在纽约州，加州，伊利诺伊州，新泽西州和田纳西州的保险经纪公司，拥有200名员工。从企业1899年创立以来，该公司业务涵盖各种类别的保险，但最成功的是娱乐行业的服务。

　　在2006年夏天，DeWitt Stern Group开始为自己的微软Exchange电子邮件系统寻求归档系统。这家保险经纪公司有四个服务器，并基于VMware的虚拟化软件来分隔成几十个系统。

　　DeWitt Stern Group需要更有效率地存储大的附件，如图片和冗长文档。员工管理自己的收件箱，在某些情况下需要保留其所有的邮件。随着数据存储增长与日俱增，搜索的时间越来越长，服务器的性能也不断降低。

　　这种做法的另一个问题是造成了IT部门的额外工作。用户意外删除重要信息的情况几乎每天都有，IT部门不得不通过赛门铁克的Backup Exec进行检索找回。

　　新的系统方向是朝着部署电子邮件存档，重组保险经纪公司的数据存储系统前进的。在审查了几个不同的方法后，DeWitt Stern Group部署了Plasmon plc的Enterprise Active Archive。这一解决方案提供DVD般的只读媒介存储。DeWitt Stern Group要求Plasmon plc推荐一家电子邮件归档供应商。最后的选择定在C2C Systems和NorthSeas AMT上。

　　在一番审查后，保险经纪公司决定采用低成本的办法：NorthSeas Guard system。其价格大约为2400美元。3月份，该产品正式启动运行。

　　然而，问题很快就出现了。"我们认识到，该系统同Outlook的整合还有缺陷，因此很难为我们的用户恢复他们的数据。" Emmel说。恢复已删除邮件的操作非常繁琐，用户不得不进入另一个网页，登录，然后对信息恢复发出请求。

　　可靠性的问题也出现了。"NorthSeas系统不是一个企业级的产品。" Emmel说。

　　经过同供应商的反复商议后，这种情况没有改善。"电子邮件存档系统行业风起云涌般地出现了一些新公司，在某些情况下，他们前几个版本的产品都有一些缺陷。"Osterman Research首席分析师Michael Osterman说。

　　在2008年1月，DeWitt Stern Group开始寻找其他的选择。然而，灾难恢复项目又使得这一想法被放在了次要地位。今年8月，电子邮件归档评价过程如火如荼地展开，该公司再次同C2C展开商讨。去年10月，归档系统由NorthSeas转向了C2C，花费总额18700美元。

　　效果立竿见影。该系统在Outlook下提供了更好的整合和更易操作的界面。DeWitt Stern Group拥有约6TB容量的存储空间，电子邮件约占其中的600GB。该公司预计，将通过对部分文件进行离线操作的方式减少约100 GB的电子邮件存储需求。减负很重要，该公司2008年实施了全无纸化工作，因此电子书籍的数量一直在增加。

　　虽然C2C系统一直运作良好，不过Emmel希望其更为完美：更好地与微软Active Directory整合。目前，这家公司以手动方式来启用和禁用用户的特权。理想的情况下，该公司希望能够将数据从目录自动转发到电子邮件归档系统。

　　尽管这一问题还没解决，不过让DeWitt Stern Group感到高兴的是，现在终于有了一个企业级的电子邮件归档系统。