通过电子邮件发送的公共文件被清除了

　　在夏威夷，州长LindaLingle办公室的高级助手有权清除州长的电子邮件。在北卡罗来纳州，据称州长MikeEasley的政府下令政府人员删除他们的电子邮件。在密苏里州，因州长MattBlunt的办公室删除电子邮件并下令销毁备份电子邮件录音带而引发了诉讼索赔。

　　以上和其它一些案件引起了百万民众对电子邮件形式的公共记录的关注，在政府之外的人读到它们之前也许就已经消失了。

　　专家们说，电子邮件档案系统和对政府雇员更好的培训将有助于确保电子邮件不会遗失。“我们不是说国家正试图做一些坏事”，国际行业组织--档案管理人员和行政人员协会(ARMA）的注册管理师KevinJoerling说，“但他们不明白电子邮件记录有多重要，是多么需要受到保护”。

　　今年初，一项由美联社记者在50个州范围内就政府电子邮件的保留问题做出的调查发现了各种各样的法律和做法，绝大多数州像对待印刷品一样处理电子邮件。但大多数拥有电子邮件法律规定的州允许其官员在信息自由的要求下自行选择递交哪些邮件，删除哪些邮件纪录。

　　夏威夷最新解决的勒索案件涉及到Lingle的前参谋总长Bob Awana一项有关电子邮件的未公开的指控。

　　勒索者是印度公民RajdattaPatkar。他于去年10因通过电子邮件向Awana勒索3.5万美元而被判处一年监禁。据Patkar的律师PamelaByrne说，她的客户发现了一些电子邮件显示了在Lingle正式出访菲律宾时，有两名妇女担任Awana和一位夏威夷商人的陪护。

　　在Patkar被捕之后Awana也辞职了，对此案件他没有做任何评论。但Lingle已否认在了Awana在任职期间有任何过失。

　　美联社记者要求出示二月Awana政府电子邮件帐户的日历和邮件记录，以确定他们能否提供在2005年和2006年的菲律宾官方之行中有关其不当行为的证据。但州长办公室称，电子邮件已被定期清除了。

　　RussellPang，Lingle政府办公室的首席媒体公关于5月份称，政府电子邮件记录每两个月会被清除一次。他说，Awana没有在其硬盘中保存电子邮件或者打印出来，而且Awana的电脑也在六月份他辞职后被人清理过了。

　　只有少数有关菲律宾之行的电子邮件透露给了媒体，其中没有任何一封可以证明他们做过任何不法行为。

　　总部设在加州的出售电子邮件归档软件的Mimosa Systems,Inc公司的法务部长WilliamTolson称，政府不能更长时间的保留电子邮件是说不通的。

　　Tolson说，企业的存档系统可以好几年地存储数以亿计的电子邮件。

　　“如果企业都可以这样做，为什么政府不能”？他询问。

　　北卡罗莱纳州的一个政府委员会在5月份曾建议过将电子邮件储存至少五年。它也赞同对电子邮件档案系统进行提高，以便邮件可以保存更长的时间。

　　作为州长，Easley在其政府因下令雇员删除给州长办公室的电子邮件而收到指责后，建立了一个小组专门来研究该州的电邮储存政策。

　　Easley说，目前并没有证据显示系统性的邮件破坏在发生。

　　但有些州政府的官员和档案经理称，并非所有的电子邮件能够或应该予以保留。

　　夏威夷州审计长发布了一项指导方针，允许被该州官员宣布为非记录的电子邮件（如午餐的非正式的信息和有关假期聚会的通知）“在其不再具备执行的可能时”从电子邮件系统中删除。

　　Joerling说，如果政府机构保留所有的电子邮件，而不从这些漫漫邮件中整理出政府的纪录的话，在被正式要求回复时，他们检索起信息来可能会很麻烦。

　　“这就像大海捞针一样”，他说。美国国家档案局生活周期管理部长LaurenceBrewer称，一个机构的记录很有可能被用来起诉它。因此，超出指导方针所建议的时间来保存记录也是个不利因素，他说。

　　夏威夷州档案保管员SusanShaner说，要保存所有的邮件简直太多了。但开明的政府活动人士说，宁可保存过多的信息而犯错也比失去纪录强。也有人认为，政府电子邮件帐户所有发送和收到的电子邮件就是公共记录。

　　夏威夷的州参议员LesIhara说，技术发展使得电子邮件和其它电脑档案的存储空间不再昂贵。“您几乎可以储存一切”，Ihara说。“我们需要清除邮件以节省空间的理由是毫无意义的”。