如何做好电子邮件归档

今年一月的时候，美国区法院法官Barbara L. Major裁定高通（Qualcomm）公司因未能提供该公司与博通（Broadcom）公司之间一项关于专利权诉讼案相关的电子邮件证据被判850万美元的罚款。Major写道，“高通公司故意拒绝向其竞争对手博通公司提供多达数万份的决定性文件，以期达到赢得诉讼，同时还能在与博通公司的商业竞争中获取战略优势的双重目的。”在该事件中：高通公司未能在庭审结束之前调查主要证人的电脑，这次疏漏对该公司造成的影响是灾难性的，因为随后高通公司的律师就发现关于电子邮件的问题才是高通公司要面临的主要问题。

随后，高通公司一错再错，没有将最新发现的电子邮件提交给博通公司。

你也许会想，“我们从来没有做过那么愚蠢的事。”但在这次诉讼里，愚蠢已经不是唯一的解释了。2007年6月，在一起非法终止案件中，达拉斯城因未能给法庭出具包括电子邮件在内与案件有关的记录，被判处155万美元的罚款。不过该城市的律师辩称该城市复杂的电子邮件系统让搜索变得非常困难，但是这一解释完全没有用。电子邮件在法律诉讼中扮演着非常重要的角色，上面仅仅是两个例子而已——这两个例子也显示出对于绝大部分企业来说，在数百万的电子邮件信息中进行搜索的能力倘若不足，则可能给企业带来巨大的风险。

没有什么产品的销售会比受到法律威胁推动的产品更好了，我们看到这两个市场风起云涌：电子邮件归档，辅助进行法律发现的工具、发现、分析及提交和诉讼或调查有关信息的过程。法律发现对归档技术来说是一项新的成长动力：Gartner预测在未来三年内，每年花在发现软件以及服务上的费用将以每年35%的速度增长，与此同时，IDC也预测，到2011年，与电子邮件归档有关的应用软件的销售额将会从2007年的6亿3100万美元增加到17亿美元。如此迅猛的势头在归档市场里的表现尤为突出。MessageOne是一款能够提供电子邮件归档、连续性以及遵从服务的软件即服务软件，Dell公司以1亿5500万美元的价格购买了该款软件。Barracuda Networks以及Trend Micro也都推出了用于归档的设备。今年四月，Oracle也对外宣布了一条即将投入运行的生产线——通用在线存储（the Universal Online Archive）。该产品将用于存储以及管理非结构化数据；其第一款产品将是Oracle的电子邮件归档服务（E-Mail Archive Service）。

电子邮件归档和法律发现市场彼此融合，这并不仅仅是一种巧合。律师们将炮火集中在电子邮件上，并不仅仅是因为它是执行官们和员工沟通的主要工具，能够为企业内的业务流程提供相关的信息记录。而且写电子邮件的人通常没有防备，说话也比较随意，这在法庭上很可能会成为非常有力的证据。

但是归档仅仅是法律发现的开始，它还包含着几个部分。电子发现参考模式（Electronic Discovery Reference Model，简称为：EDRM）描述了整个过程。EDRM已经为世界范围内的法律发现所采用。我们接下来将会仔细分析这个模式。该模式综合性非常强，能够广泛应用于各种组织；同时，它还提供了一整套清楚详细的指导方案，组织可以将其电子发现政策的基础。我们同样也会向大家说明在这个模式中，电子邮件归档可以直接适用于哪些环节，而哪些环节是需要其他组件的。

归档正在兴起

很长一段时期以来，企业都倾向于采用电子邮件归档来缓解需要将大量邮件存放在生产服务器上的压力。在卸载了之前的信息之后，邮件服务器可以运行得更加迅速，备份也得以改进，同时IT部门可以更好地执行保持与部署的相关政策。归档也使发现变得更加容易，至少对电子邮件来说的确如此。在没有归档的情况下，如果需要查找相关的邮件，IT部门就不得不去检索备份系统以及用户的硬盘驱动器。如果之前的邮件是存放在磁带上的话，那么要检索这些邮件的话，就必须先将它们重新存放回邮件服务器内。归档同时避免了这两个问题的出现，因为先前的邮件都是存放在磁盘内，它们完全是可供检索的。

电子邮件归档也被扩展到了其他领域，用于存储其他类型的内容，例如微软的Office和SharePoint文件以及.wav文件。这是因为在2006年，联邦法院已经明确指出，可发现的信息同时包含电子文件与纸质文件。这条规则将其称为电子存储信息，简称为ESI。ESI包含了在如今商务领域可能找到的任何形式的电子资料。卷入诉讼案的企业如今有义务保留相关的ESI资料，并且要做好要随时将这些资料递交法庭的准备。

象赛门铁克公司或Mimosa Systems公司之类的电子邮件归档厂商的产品都可以存放多种内容类型的文件，并对它们进行索引。其他一些厂商，例如惠普公司则为电子邮件归档和其他非结构化数据提供了通用的归档产品。

总部设在加利福尼亚州San Mateo的Webcor Builder是一家承包公司，该公司在2002年购买了赛门铁克公司的Enterprise Vault用于减轻其陈旧电子邮件给其交换服务器带来的压力，但该公司很快意识到其发现的功能也对公司大有帮助。高级副总裁兼首席信息官Gregg Davis表示，过去IT部门在应对发现请求时，不得不将过去的邮件从磁带或者其他存储媒介，有时甚至是用户PC机里的PST文件内将这些邮件重新导入服务器。Davis表示，“我们已经知道我们过去从未做到尽善尽美……如果要出示所有的相关资料，IT部门就将瘫痪，这让我们也非常紧张。”他购买发现加速装置，其中有一个插件是专门针对发现过程的，有了这个“帮手”之后，我们的发现能力和以前完全是天壤之别。“现在，我们用这个模块来进行检索，搜索的过程只需要10分钟，然后我们就可以将检索结果交给律师了。这不仅仅是节省了我们大量的时间，更让我们的内心能够保持平静。”他表示，“你当然不希望被罚款或者接受其他民事惩罚，当然你也不会想输掉官司。那种‘我们没有工具’的说辞在现在的法庭上已经完全不管用了。”

促使美国心理学学会（American Psychological Association）购买一个电子邮件归档平台的原因是该组织卷入了一场诉讼。首席信息官Tony Habash表示，这个总部设在华盛顿的组织在2007年卷入了一场“令人感到十分痛苦”的法律发现过程。许多工作人员将信息存储在他们的硬盘驱动器或者CD上，这样一来，要检索以及收集相关资料就需要手工完成，耗时耗力。

Habash表示，“我们最终将这些资料集中统一起来了，但那是一项工作量很大的工作。这次的事件促使我们决定采用电子邮件归档。”他最终选择了MessageOne提供的一项服务。对一个中型的机构来说，SaaS模式是相当具有吸引力的，因为它能够将IT部门的工作人员们从实际操作中的繁重工作中解放出来。Habash同样借着部署的机会提出了一致性保持策略。

他表示，“我们目前正在将归档与整个过程紧密结合，同时还会指导用户什么电子邮件需要归档，同时还会告诉他们相应的原因；我们也会告诉我们的工作人员，什么时候可以删除这些邮件以及如何删除它们。”

电子邮件归档应当具备哪些功能

必备的功能：

压缩:缩减文件大小以节省磁盘空间

全文索引:对信息内容进行索引/对附件按压缩方式进行分类/搜索

关键字搜索:让用户和管理员可以通过关键字找到归档信息

法律保留:对和正在进行的事件相关的电子邮件或者可能引发诉讼的电子邮件进行保存，并禁止删除

元数据索引:对诸如发件人、收件人、日期、标题等电子邮件内容进行索引

保持/删除:根据策略进行存储/删除

单实例存储:对电子邮件和/或附件都只保留一份备份

最好具备的功能：

附加搜索功能:针对法律发现和内部调查提供的扩展搜索功能

和法律检查系统的连接器/API:确保归档数据到法律检查工具之间的传输流畅

发现:能够查看归档的内容

SharePoint集成:归档SharePoint文件可以提供更为结构化的保持、搜索和发现功能

对其他文件/文档类型的支持，例如Office或PDF文件的支持:归档正在超越电子邮件的范畴，成为了多种非结构化数据的存储仓库

按图索骥

法律发现的要求最早出现在联邦法律（Federal Rules）的民事诉讼程序（Civil Procedure）过程中，联邦内所有的民事诉讼均以该程序为指导准则。整个发现过程十分复杂，并且相当昂贵，根据Gartner的说法，平均一场诉讼案需要花费175万美元在这项工作上。法律发现包括了几个阶段，同时可能需要多种不同的技术，其中包括内容存储，发现工具，法律检查软件和服务。为了全面实现这一切，许多企业现在依赖于电子发现指导模块（Electronic Discovery Reference Model）。该模块是一个概念性的框架，用于指导IT部门在整个诉讼过程中达到联邦的各项法律法规的要求，按照法律的规定使用ESI。EDRM也被厂商广泛采用。销售内容存储、发现和法律检查工具的厂商现在都在考虑EDRM XML计划，以推动数据从一套产品进入到另一套产品。包括赛门铁克公司和Autonomy在内的30家机构都已经签署协议，支持该计划的开发。

如下图所示，在发现过程中有九个主要的步骤。电子邮件归档产品应该包含在EDRM中列出的很多功能，也可以将内容导出到其他工具，这些工具通常是针对其他步骤的工作专门设计的。

EDRM的第一个步骤就是信息管理。这更多的是一个目标而不是一个步骤：拥有成熟的数据管理架构就能够达到发现的要求，将可能引起的混乱降低到最小的程度。在一个开发良好的系统中，非结构化信息按时进行索引，这样IT就能够快速的找到并确认相关数据。信息应当被存储在管理良好的库中，例如存放在归档或者内容管理系统之中，这样才能够轻松找回。

接下来的一个步骤是鉴别。当提交了一个发现请求之后，组织必须确定需要什么样的信息，这些信息存储在哪里，谁是这些信息的管理人，确认哪些人可能会有相关的信息，也就是说，在他们的硬盘上、文件服务器或者存储系统上。

搜索和索引技术对于鉴别来说是必须的。一个好的电子邮件归档应该对元数据和电子邮件内容进行索引，并且对附件进行索引。索引让发现搜索变得更快、也更有效率，并且能够反馈更为相关的信息。绝大部分归档都对存放在其中的内容进行索引，并为用户和管理员提供搜索功能。这在鉴别环节也非常有价值，Autonomy公司、Kazeon公司、StoredIQ公司和Recommind公司的产品都提供了这样的功能。

合理的发现流程：

信息管理 => 鉴别 => 保存/收集 => 处理/检查/分析 => 生产 => 呈现

电子发现指导模型告诉企业应该采取那些步骤以达到法律要求的电子发现标准

保存和收藏是接下来的步骤。一旦你确认了你想要的数据，IT必须将这些数据保存起来，并确保这些数据没有被改变或删除。例如，打开一个文档可能会改变一些重要的元数据，例如访问数据，这就可能影响这些数据的有效性——按照法律术语的说法就是“掠夺”。而且，如果企业有自己的保持和处理策略，可能有关的数据都必须按照法律保持的要求进行存放，对于诉讼有可能涉及到的电子邮件和文件，必须推迟它们被删除的时间。

电子邮件归档也可以作为保存系统。它为可能会牵涉到诉讼的信息提供了一个通用库，将员工个人从保存信息的负担下解放出来——这是个非常不错的主意。Symantec Enterprise Vault的Discovery Accelerator插件模块让调查者可以对归档电子邮件进行法律保持。很多归档产品还会对电子邮件进行加密并为每封电子邮件生成一个哈希值，这种方法能够防止信息被修改。

处理或选择阶段的目标是减少最初的数据规模。第一轮搜索很可能会搜索出大量无关的电子邮件、文件或文档，包括重复的内容和与诉讼无关的内容。电子邮件归档通常会提供在存储前删除重复信息和附件的功能，这一功能事实上是早期处理的一种方式。

检查、分析、生产和呈现阶段更多地针对着法庭辩护。Attenex公司、LexisNexis公司、Clearwell公司和Xerox Litigation Services公司等供应商提供了大量的专业产品和服务，这些产品和服务为诉讼相关的内容提供了一个工作流和管理系统。

因为电子邮件是律师们的主要目标，建立一个电子邮件归档系统对于企业来说是很明智的选择，这个系统能够帮助他们更好地面对遵从法律法规的问题。如同EDRM图表所示，电子邮件归档在发现过程中的几个阶段里都扮演了极其重要的角色。归档可以减少你发现的时间，将这一时间从几天或者几个小时缩短到几分钟。用户可以在电子邮件归档产品或服务中寻找诸如法律保持、索引和搜索的功能。

不要忘记归档在法庭之外的用处。它们为用户提供了附加的存储资源，缓解了生产电子邮件系统中数据日益膨胀的问题。