电子发现面临的问题仍未解决

电子发现方面的法规调整过去了一年，可到目前仍然在法律界和IT部门造成了混乱。

美国政府大约在去年的这个时候，修订了美国联邦民事诉讼规则证据规则（Federal Rules of Civil Procedure，FRCP)，试图理顺这个国家的司法系统。那么现在也许正是一个好时机，让我们来看看企业们是如何应对FRCP在技术方面造成的影响的。

这个规则长达60页，其中充满了各种法律术语，但是它的要点在于企业律师不仅仅要在诉讼过程中提交电子文档，还要在预审阶段提供电子文档。如果他们做不到这一点，法官可以判处该公司支付一大笔罚款。

对于IT经理和CIO们来说，这意味着对数据的存储和找回工作需要进行一次全面的反思。而且，企业的IT员工发现自己忽然出现在法律辩论的前线上。而且按照法律规定，企业必须进行“法律保持”，关键电子邮件和文件不得被删除，这一规定更增加了形势的严峻程度。

BASF的前任总法律顾问、Civil Justice的共同主持律师Tom Allman表示，“每个人都必须面对这样一个事实，信息是以电子的方式存放和传输的。”他非常支持这次修订。“我相信人们的态度正在逐渐地转变，这种转变非常重要。”

今年早些时候，法律企业Fulbright and Jaworski对法律趋势进行了一项调查，调查的结果证实了这一点。调查结果显示，89%的美国企业已经有了法律保持方面的策略，而两年前这一比例还只有76%。

另一些迹象也无容置疑地表明很多企业仍在苦苦努力，以求达到FRCP修订的要求。

企业行动迟缓

Pinnacle Financial是一家位于佛罗里达州奥兰多的金融服务公司，该公司的高级IT副总裁Rick Chin表示，尽管该规则的调整已经过去了一年，仍然有很多企业没有达到FRCP调整后的要求。

他表示，“我和其他一些IT经理交谈过，给我的感觉是他们中绝大部分人在任何层面上，都没有做好准备。”“我要说很多人都还没有开始行动起来，这让他们面临着很大的风险。”

他认为这次修订的时间——2006年年底——对很多企业来说都是个很不好的时间。他表示，“很多人都已经用完了当年的预算，所以没办法快速采取行动。”他介绍说Pinnacle公司避免了这种尴尬局面，因为他们比较早地开始针对FRCP进行准备工作。

Chin表示，“我们在FRCP修订之前，就开始考虑电子邮件存档的问题了。”他介绍说Pinnacle公司目前在使用Mimosa公司的硬件对自己的电子邮件进行存档。

显然，不是所有的用户都能够象Chin和他的团队一样幸运。存档厂商Fortiva公司的业务拓展副总裁Alan Armstrong表示，“我们看到了前进的动力和发展的有利因素，但是，从总体上看，企业并没有对这一法律做好准备。”

为了证明他的观点，Alan Armstrong举了Fortiva公司最近一次调查所发现的结果作为论据，这次调查发现，有数目惊人的企业既不愿意、也没有能力实现电子发现。

Armstrong表示，“大约有1/5的企业已经遇到了官司，因为他们不愿意承受发现信息的麻烦，也不愿意承担相应的费用。”他对用户的电子发现能力非常不乐观。

令人担心的是，参与Fortiva公司调查的企业中，大约有90家企业在处理法律保持问题时，采取了放任自流的态度。他表示，“43%的被调查者在被要求实现法律保持的时候，只是要求最终用户不要删除电子邮件。”“相信那些可能被调查的人本性善良，会认真保存电子邮件的念头是靠不住的。”

从笔记本电脑到磁带

电子发现（e-discovery）厂商Autonomy公司的首席营销官Nicole Egan表示，“FRCP修订所带来的最大的挑战，并不是如何从企业服务器上收集数据，而是企业如何从桌面电脑和笔记本电脑上搜集数据。”“很多时候，法律指定的人经常到处旅行，所以很难对他们随身携带的笔记本电脑上的数据进行法律保持——这是一个很让人头疼的问题。”

Nicole Egan描述了一家企业的情况，该公司派出了一队IT员工到美国各地进行法律保持工作。“最极端的时候，有300个人被派出去，搭乘飞机去取回笔记本和桌面电脑硬盘中的图片。”

赛门铁克公司Enterprise Vault分部的高级产品营销经理Dave Campbell表示，“我们发现有很多企业为了达到法律的要求，停止了备份磁带的循环使用。”

在今年早些时候对450名左右的IT专业人士的调查中，该厂商发现大约有70%的企业为了应对法律风险，长期保存备份磁带，甚至超出了正常的保存时间范围。

Campbell表示，“如果企业不能重复使用备份磁带，那么就降低了IT的经济效率。”他还认为对磁带实现电子发现非常困难，而且价格昂贵。“我们发现，恢复一盘备份磁带，实现电子发现的价格大约是每个磁带3,000到4,000美元。”

Campbell表示，将数据存放在针对电子发现进行了特殊设计的存档系统中是一种更为经济有效的方法。

赛门铁克公司理所当然地在电子发现的市场中占据了一席之地，起码有一家用户相信电子发现存档技术的价值。Pinnacle Financial公司的Chin表示，他已经采用了存档系统以释放邮件服务器上的空间。

他表示，“很多人都发现了这一点，六个月以后，他们夜间的备份的速度会更快，而且他们会更加依赖邮件服务器。”