Lotus Notes V8 中寻找可用的时间

　　学习如何使用 IBM Lotus Notes V8 中改进的 Scheduler 用户界面更轻松地寻找空闲时间。

　　IBM Lotus Notes V8 大大改进了用户体验，包括改进了用于会议邀请的空闲时间搜索特性。在以前的 Lotus Notes 版本中，Scheduler 用户界面(UI)提供的灵活性不大。但是，Lotus Notes V8 允许用户选择参与者的子集，这样就可以重点考虑那些对于会议最重要的参与者。按照这种方式，Scheduler 用户界面可以加快搜索可用时间的过程。更方便的特性是，Lotus Notes V8 允许用户右击一个或多个活跃名称并执行 Find Available Time 搜索，从而快速地找到用户最近的可用时间。

　　Scheduler 用户界面

　　当会议主席创建会议时，或在参与者提议一个新时间或发出会议邀请时，改进的 Scheduler 用户界面会出现在 Check Schedule 对话框的 Find Available Times 附签下。当主席重新安排会议时，它也会出现在 Check Schedule 对话框中。　　

　　我们通过以下场景研究这个特性。

　　假设现在到了 X 公司的一个销售季度的末尾。X 公司有两个销售团队：Team A 和 Team B。Daria Mars 是 Team A 的主管，Allen Mars 是 Team B 的主管。Ray Mars 是两个团队的经理。Mark Mars 是 Team A 的成员(见图 1)。Mark 需要安排一个会议，会议要讨论和报告他的团队在这个季度的销售情况。Mark 希望邀请他的经理、他的团队和 Team B 参加会议。按照 Mark 的看法，他的经理 Ray 和他的团队主管 Daria 是关键的参与者。Team B 的主管 Allen 是一个可选的参与者，但是他对于这次会议也比较重要。因此，在寻找对每个人都合适的会议时间时，Mark 主要考虑适应 Ray、Daria 和 Allen 的日程安排。

　　图 1. X 公司的结构

　　在创建会议时，Mark 将 Ray 和 Daria 标为必需的参与者。因为 Ray、Daria 和 Allen 是会议的三个关键参与者，所以 Mark 要搜索 Ray、Daria、Allen 和他自己的空闲时间。为此，Mark 只需在 Scheduler 中选择 Ray、Daria、Allen 和他自己的姓名旁边的复选框，并取消其他复选框(见图 2)。

　　图 2. Scheduler 用户界面，为空闲时间搜索选择了关键参与者

　　注意，Scheduler 用户界面还为两个类别提供了复选框：Required 和 Optional。这个分类允许用户轻松地选择或取消这些组中的所有参与者。Mark 取消 Optional 复选框，从而清空所有可选的参与者。然后单独选择 Allen。在图 2 中，因为空闲时间搜索不包含其他参与者(Bill Mars 和其他人)，所以这些参与者的空闲/忙碌时间是灰色的，这些时间不影响搜索的结果。因此，时间条在 2007 年 7 月 12 日的 3:00 PM - 4:00 PM 时间段是绿色的。如果 Mark 为每个人启用空闲时间搜索，那么 07/12/2007 的 3 pm - 4 pm 时间段的时间条是红色的，因为其他 Optional 参与者在这个时间可能有其他活动(见图 3)。

　　图 3. Scheduler 用户界面，为空闲时间搜索选择了所有参与者

　　现在，假设 Team B 的 Allen 在 7 月 12 日无法参加会议，他提议选择一个新的会议时间。按照他的看法，这次会议对于他的整个团队很重要，他希望团队的每个人都能够参加。当 Allen 搜索空闲时间时，他选择 Mark、Ray、Daria、Bill 和 Sarah，并取消其他参与者(见图 4)。在图 4 中，Elba 和 Wong 在 2007 年 7 月 12 日的 4:00 PM - 5:00 PM 时间段忙，但是因为 Allen 没有对他们搜索空闲时间，所以时间条是绿色的。

　　图 4. 提议新时间时 Check Schedules 对话框中的 Scheduler 用户界面

　　与之类似，假设 Mark 接受了提议的新时间，但是在重新安排会议之前，他可以单击 Check Schedule 查看所有关键参与者的空闲时间(见图 5)。

　　图 5. 重新安排时 Check Schedules 对话框中的 Scheduler 用户界面

　　右击并寻找可用时间

　　Mark 为他的会议申请了一台投影仪。在 2007 年 7 月 12 日，Mark 收到 IT 部门 Jonathan 发来的一封电子邮件，其中提供了新购买的一台投影仪的使用说明。Mark 阅读了说明，但是仍然有点儿不明白。他想请 Jonathan 直接解释一下。他右击电子邮件中 Jonathan 的名字，并选择 Find Available Time。

　　从右击菜单启动的 Find Available Time 搜索对 Mark 和 Jonathan 的日程安排进行快速搜索，并打开 Find Available Time 对话框。Find Available Time 对话框标出搜索获得的最有用的信息。这些信息告诉 Mark，Jonathan 在今天(2007 年 7 月 12 日)10:00 AM 到 11:00 AM 有一个一小时的会议，除了这段时间，在 12:00 PM 之前 Jonathan 一直有空。Scheduler 用户界面还显示 Jonathan 在 4:00 PM - 5:00 PM 也有空(见图 6)。太好了。Mark 可以单击 Create Meeting 按钮，与 Jonathan 约定在 10:00 AM 见面。

　　图 6. 右击产生的 Scheduler 用户界面/Find Available Time 对话框

　　Scheduler 用户界面仍然支持替代名称。取消了 Invitee 切换器，因为空闲时间搜索功能不再需要这个特性。

　　结束语

　　IBM Lotus Notes V8 中的 Scheduler 用户界面为搜索空闲时间提供了很大的灵活性。空闲时间搜索的结果会提高用户的工作效率。