十佳电子邮件存档实践

　　IT管理员犯的最大的错误就是在调查电子邮件存档时没有充分理解进行存档的原因。通常，公司为了解决某一问题，比如一位审计的建议，就仓促购买支持《Sarbanes-Oxley 法案》的电子邮件技术，而没有计算公司生产力和相应的存储问题。多数公司有超过一个的问题需要通过电子邮件存档来解决的。当你要开始下一步之前，你要确信你了解了所有的需求。

　　2.创建或者更新电子邮件长期规划来满足当今商业需求

　　很少公司有最新的数据保存策略(data retention policy)。一个有效的文件保存策略能清晰明了公司数据保存体系、责任和程序。它同样有适应一个公司内所有类型的记录的保存时间框架，包括非结构型记录比如微软的Office文件、半结构化记录比如电子邮件和结构化记录比如大型数据库文件。你同样可以创建保存时间表，这样可以让员工记住并遵循。努力让这些文件变得短小简单，文件长你要保存的记录也就更长(包括电子邮件)。

　　3.周期性地进行法规更新

　　当你拥有一个数据保存策略，要注意每年检查一次。规章和法律有规律地改变，所以你的数据保存策略也要如此。新的规章制度有规律的建立，政府和法院希望公司能够对新的规章和法律有着完全的认识。

　　4.包括所有:法律、人力资源、财政、投资相关、工业、管理。

　　数据保存策略影响公司内的所有员工也从员工得到反聩。建立一个跨部门团队来模拟大多数业务和部门，进行一个公司员工和部门大的取样，来确知公司员工为什么并如何去创建文档;是否在此之后他们会重新使用或者重新涉及到这些文档，并且存放到那里。这可以帮助你建立一个不会影响到员工和他们日常工作的保存策略。

　　5.创建“最高使用标记(high water mark)”保存长度

　　多页保存时间表影响力很小，尽量使其简单化。许多数据保存需要最小化保存周期。为相似类型的文档创建一个“最高使用标记(high water mark)”。例如保存规则:为员工所作的记录从1年的时间改变到累加的10年。这样员工很容易去跟随某个保存周期，也能满足所有的员工的保存需求。而不是试图记住许多个保存周期内的记录。为保存周期创建一个“最高使用标记(high water mark)”同样可以自动化电子邮件存档过程变得简单。

　　6.使你的策略更广泛

　　一定要确认员工充分了解新的或者之前的策略，这样策略更容易被接受。一些员工不知道是否他们的公司有一个资料保持的策略或者如何去发现是否有这样一个策略。所有员工都将被进行一个新的策略的“培训”，包括知道为什么这个策略被建立(法律原因、调整性的或者其它)。在新的策略下如何去使用一些新的相关技术;知道因为这个策略对于公司和员工的重要性，所以如果这个策略不被遵循，将有什么样的后果。

　　7.进行每年一次的复习培训。

　　如果你要求员工分别决定什么记录或者商业记录以及其它记录能够被存档，那么在一个公司内要建立一个同一的存档将会非常困难。例如，在一个有1000员工的公司，如果你依靠员工自己去设定策略和进行存档决定，你可能有1000个不同的数据保留策略。越严格规范存档策略，策略将变得更简单。

　　8.不要忘记电子邮件使用策略

　　即使你有一个数据保持策略，你也应该公布一个电子邮件使用策略以告知员工他们的职责，包括他们要做的事情、隐私以及系统安全的重要性。

　　9.把手动的工作交给自动进程

　　把邮件存档的工作从员工手动中解放出来，自动化的邮件存档能够保证存档的统一，提高员工工作效率以及IT部门的生产力以及让员工进行更多更重要的工作。而且当法律诉讼进行时候，确保没有进行消息保护。

　　10.阻止员工创建自己的存档(PSTs)

　　大多数员工，在没有邮件自动存档的公司，因为各种原因创建他们自己“个人存档”或者(PSTs)。他们创建这些存档为了备份或者参考和重新使用。这些行为影响员工的工作效率。如果公司掌握电子邮件的交流，员工就不用花费时间去寻找、访问或者创建存档。