管理邮件 你做准备了吗

随着电子邮件正在逐渐成为商业和私人沟通中最重要的一种工具，合法邮件的数量也会上升，因此邮件服务器上可用的存储资源就需要考虑根据合法邮件数量、使用的扩展以及附件规模的增长而增长。

垃圾邮件的来源
垃圾邮件的制造者获得电子邮件地址的方法有很多种，比如说从其他垃圾邮件制造者手中购买或者从电子邮件公司手中购买。他们甚至还可以通过猜测的方式来向可能存在的电子邮件地址发送垃圾邮件。

免费电子邮件服务拥有巨大的用户群，比如Hotmail和Yahoo Mail，所有的字母组合的电子邮件地址都很有可能有人使用。所以向所有可能的地址大量发送垃圾邮件是被经常尝试去做的，总有很多地址是有人使用的。因此，如果你已经有了一个Hotmail或者Yahoo Mail的电子邮件帐户，即便你从来没有用它收发过任何邮件，你还是可能会从这里收到一些垃圾邮件。

最容易遭到攻击的用户是那些把邮件地址公布在公开网页上的邮件用户，因为垃圾邮件的制造者们会使用软件来搜索网页上的电子邮件地址，并把这些地址加入到他的数据库之中。如果你的企业网站上公布了一些关键人物的电子邮件联系方式，那么他们就会成为公司里收到垃圾邮件最多的人。

邮件存储备份五种考虑
解决垃圾邮件的目的，是为了更方便、经济地管理电子邮件，并且让电子邮件能够给企业带来更多的附加价值。当然垃圾邮件并不是电子邮件管理的全部，同时还要考虑对电子邮件的存储、备份以及归档等问题。 考虑如何处理电子邮件存储的基本问题包括以下几个方面。

基本恢复 你是否有能力始终如一地为电子邮件数据进行可靠的备份，并且能够在数据损坏、数据篡改、数据丢失或者某一重要的电子邮件被不小心删除的时候用备份的数据进行恢复？在电子邮件系统被投入24×7使用之前，备份是相对容易的。一个公司可能会使用8到10个小时来创建数据，IT管理员能够充分利用第二天上班之前的时间进行系统备份或者升级。这段时间被叫做“备份窗口”（backup window）。但是今天全球贸易环境为备份或者恢复仅仅留下了很少的时间。一些厂商在着手解决“备份窗口”的缩减问题。负责增量备份到实时快照等各方面工作的硬件和软件能够在不需要关闭系统的情况下就对系统进行备份。

高级恢复 你是否能够根据定义好的备份和恢复设置进行备份和系统恢复，而不会对你的用户造成宕机？

可用性 你是否能够达到必须的正常运行时间指标，满足商业运作的需要？

归档 你是否能够达到你们公司数据归档的要求？你是否拥有足够的磁盘空间，存储平台是否能够满足你需要的类型？你是否把过旧的数据管理并存储在昂贵的primary disk存储子系统上，或者你会把比较旧的数据转移到比较便宜的离线平台，比如磁带上，然后把昂贵的磁盘空间让位给更新的存储需求？

遵从规则 你是否采用了某个规则，比如Financial Services Authority 或者Insurance Standards Council，它们能够根据指定好的规则来管理电子邮件数据应该被如何保持，存储和审查？你的内部档案管理策略和程序是否包含了电子邮件档案？

通过以上的几个方面，我们可以发现，垃圾邮件的增多正逐步加大邮件存储的难度。邮件存储的成本扶摇直上。据预测电子邮件规模在今年将增长到230 petabyte，从2000年起，每年电子邮件总数的规模每年都要增长300%左右。这种增长与电子邮件体积的增长有关。处理这种快速增长的问题需要将法律和反垃圾邮件技术结合起来——这种结合终将出现，但是不会太快。

别狭隘看待邮件管理
企业面对的最关键的问题是让客户确信电子邮件管理系统是一个实用的系统，现在越来越多的公司开始提供电子邮件管理方面的应用程序，但这不包括垃圾邮件过滤和反病毒软件提供商提供的软件。反垃圾邮件只应该是整个邮件管理产品的一个功能，让邮件产生更多的附加价值才是企业最宝贵的财富。糟糕的是，电子邮件管理厂商通常把电子邮件管理看得很狭隘。大部分厂商都只提供固定功能的服务（例如监视、垃圾邮件防护、内容过滤），目前都还未能解决邮件管理的更深层次需求。

邮件管理先归档
对于企业来说，管理电子邮件数据不仅仅是要长期保存数据，它的另外一个功能是要智能存储，在合适的地点合适的时间范围内正确地处理事务，并且能够快速检索数据。对于电子邮件存档问题，需要专门的应用程序，通过这种方式使得终端用户重新得到邮箱的过程变得非常简单。但是，存档也需要满足保留策略、安全性并且要服从管理等。如果将能够存档与存储战略集成在一起，则是一件很好的事情。目前惠普、EMC、HDS等很多公司都提出了专门针对电子邮件管理和归档、标志的解决方案。

客户端同样重要
另一个需要考虑的关键问题是电子邮件客户端的状态。微软Outlook和Lotus Notes是企业中最普遍的两种客户端软件。AOL mail、Yahoo Mail和Hotmail是三种最流行的基于互联网的电子邮件客户端，经常得到商业用户的使用，现在Gmail也加入了它们的行列。电子邮件客户端软件在用户界面、易用性和功能的清晰程度上差别很大。Hotmail的界面同微软最新版本的Outlook很相似，并具有一系列的功能，使两者之间的转换非常容易。Lotus Notes是一个比较封闭的客户端。很多公司都把公司的应用建立在它之上，并且在内部网上把Notes作为真正的note（笔记本）。基于网络的客户端比起本地应用更加具有革新性，因为这个市场的竞争更加激烈，而且从本质上来说基于网络的客户端也更容易调整。诸如Gmail这样的客户端已经具备了高级搜索工具来帮助用户在塞得满满的邮箱中找到相关的电子邮件。微软承诺在下一个版本的Windows（被命名为Longhorn）操作系统中会添加这样的功能。

重视法规遵从
电子邮件的管理是一个连续性的工作。垃圾邮件和法律的问题也将一直延续，而且至少从目前看来，作为商业应用中的一种主要的通信媒介，电子邮件会被即时通讯（IM）所替代。不过，零售商在IM业务中也需要解决类似的问题。会有越来越多的企业使用这种工具，并且用户一定会在其以电子邮件为中心的内部通信策略中使用这种工具。

IM成电子邮件继承者
企业摆脱了最初对于效用和安全性的怀疑后，即时通信（IM）正在企业里得到广泛应用。即时通信被看作是电子邮件的天然继承者，它同电子邮件一样提供了基于文本的交流，但是增加了很多功能——即时通信能够看到发送信息的时间，无论使用者是处于联机、离线、忙碌或者隐身等等状态——IM软件现在已经有了很大的改动，以满足企业用户对功能和安全性的需求。

IM进入企业应用领域曾经被认为会比较迟缓，因为这一技术最初是被设计用以进行个人之间通信的。早期的公开客户端通常被认为是不安全的，存在很多缺陷、并且被认为对于办公场合来说缺少明确目的。但是情况发生了改变，很多IM系统目前同后台系统整合到了一起，比如企业电子邮件系统，并且能够在用户离线的时候将信息发送到用户的手机上。

根据Radicati Group 提供的数据显示，到2007年，IM将拥有超过3.5亿企业用户。IM的用户使用很多不同软件，包括MSN Messenger、AOL Instant Messenger 、Yahoo Messenger和ICQ，还有很多更专业的软件，比如Skype，它把即时通信同基于标准的VoIP服务结合起来。

IM在办公环境中的使用率正在以引人注目的速度增加。仅仅在英国，37%的公司员工平均每天都会使用30分钟到1个小时IM软件，甚至有些用户认为IM比电子邮件效率更高。

IM没有垃圾邮件的特点也是一种优势。因为只有处在用户“好友列表”中的联系人才能够给他发信息，而一个联系人只有在得到用户本人同意之后，才会被添加到好友列表中。

法规需求催生电子通信记录
目前，各行业的法规不断增加，如金融服务、医疗保健、电信、生命科学和政府等部门，这些法规大都要求保留数据作为参考依据。尽管目前这种法规的制定主要在美国、欧洲等发达国家，但现已发展成为全球问题，总体趋势是更多地区和更多行业将出台更多法规。未雨绸缪是我们现在的考虑。

由于过去几年里企业的财务丑闻层出不穷，美国政府出台了一些新的法律，并加强了旧法律的执行力度，要求企业重新评估它们的记录管理策略。电子邮件记录管理成为了一个受关注的领域。一些企业的电子记录管理方式是打印文件，但是随着电子邮件和即时信息数量的增加，企业需要新的方法。与此同时，电子邮件系统数据存储规模的扩大为IT部门提出了在维持系统有效运转之外新的挑战。

很多行业分析家把“能够帮助解决这些复杂的电子邮件记录管理和电子邮件系统管理问题的解决方案”描述为 “电子邮件行为记录”。一个好的电子邮件行为记录产品可以提供针对特定时间段，和针对所有电子邮件信息的查询。它可以独立使用，也可以作为企业商业记录库的一部分，满足法律或企业管理的需要。它还使企业减少电子邮件数据存储的规模，提高操作效率，降低相关费用。

面对法律的困境
目前很多新的法律要求涉案的任何公司，无论它的规模以及所处的行业，都必须提交电子通信记录作为证据，这无疑加大了IT部门的压力。

当然纸质的文件可以作为证据被法庭接受，保护企业不受欺诈或者伤害。但是当通信和记录越来越普遍的只存在于电子形式时，情况又会如何？很多公司还不习惯把电子邮件作为一种正式的商业记录来保存，它们总是习惯于在一段时间之后，就安排系统自动地把邮件删除（比如90天为一个周期）。然后，如果有一天这些公司需要电子邮件中所包含的内容作为证据来保护自己的时候，它们就会发现自己陷入麻烦了。

随着规章和法律带来的压力越来越大，企业也逐渐认识到这个问题的重要性：如何有效地捕获关键业务的电子邮件信息及附件，并对其进行分类、存档、检索，并在其超出生命周期后进行稳妥地销毁。

建立电子邮件存档管理的依据
企业需要一个有效的、能够用得起的解决方案来保存所有可能成为证据的商业数据。而法律上对于如何处理存档信息有着非常严格的规定，这些规定只针对那些同客户或者商业伙伴有关的通信信息，或者内部共享的重要信息。目前没有哪条法律要求企业对所有信息都统统存档。

保存所有的信息似乎是最简单，最低风险的方法。而且目前，这也是最安全的选择，但采用这种方式的企业可能在两到三年后，就会为了如何处理海量的数据而头疼，这不是任何一个存档解决方案能处理的。因此，对于企业来说，选择一个能够适合企业电子邮件捕捉和存档的方案至关重要，这个方案应该是根据关键字/词、人员、职位、或者其他特征来过滤信息，并对符合条件的信息进行长期地、安全地、有效地、经济地存档。

存档要求的不仅是备份
电子邮件备份和电子邮件存档的差别在于是否需要避免调整问题。电子邮件备份系统主要是为了在灾难来临之际，提供电子邮件服务器的全盘恢复。电子邮件备份系统不是用于满足法律要求或者解决法律相关的记录保存问题的。

简单的电子邮件备份系统对于检查某一封电子邮件记录没有作用。备份过程是用于数据进行处理以减少存储规模，并加快未来恢复的速度。备份的格式不能够被用来检查某一封独立的电子邮件记录。

一个真正的电子邮件存档和保存系统起码要保证公司能够随时查找任何一封电子邮件的记录。电子邮件作为法律上的证据更是要求系统必须保存所有针对每一封存档的电子邮件信息的操作，并对这些操作进行安全的审核跟踪。

寻求安全性和可测量性
电子邮件存档有一个好方法就是捕获每一封电子邮件和附件，并为它们创建摘要。一个更好的方法是确保每一个密钥都是惟一的，而且信息都有数字签名。概要、加密、数字签名的信息和附件，将被存储在一个大规模关系型数据库中。只有当存档信息被成功地存入该数据库，才能够从存档收件箱里删除它。

记住，那些依靠邮件服务器的解决方案不可能提供最佳的效果。有些产品在电子邮件经过服务器时进行处理，这种实时处理的方法提供了无懈可击的审核功能，并且保证邮件不会在没有被加密和存档前被篡改。存档的分布式设置，类似于Windows维护，也能够消除由于存档造成邮件服务器性能下降的可能。当电子邮件的数量增加时，一个能够同时处理多个存档过程并且每一个过程可以访问不同邮件服务器的解决方案至关重要。

要保存所有的审核跟踪信息
最好的电子邮件存档解决方案应该能够对电子邮件信息在其整个生命周期内的每一个事件都进行全面的审核。每一次当一条信息被存储、查看、检索、或者删除，审核系统都应该记录这些操作和变化，并把这些操作记录保存在安全数据库之中。对存档信息会产生影响的任何策略配置上的调整也应该被审核。

对于所有电子邮件和附件，在它们刚进入存档流程就进行加密和数字签名，这样可以防止审核被攻击。如果没有全面的加密，安全性就得不到保障。有了强大的加密机制和高安全性的审核跟踪，系统管理员就有信心满足企业的审核需求，以及各种规定的要求。

制度法规一览

故意篡改、隐瞒或删除记录及文件，以至于损害记录的完整性，可以被处以最高20年监禁，并可被处以不定数量的罚款，或单独处以不定数量的罚款。