电子邮件泛滥成灾 电话再成新宠

  垃圾邮件最开始出现时，全世界的人都认为它不是什么好东西。斯蒂芬·朱库利（Stephen Jukuri）也不例外。但是，现在他的想法改变了。“我喜欢垃圾邮件，”他滔滔不绝地说。“因为我可以把它们处理掉。删除。删除。删除。”

    现在令朱库利每天头疼不已的问题是他总要决定是否回复、何时回复以及如何回复那些正常的电子邮件。“现在每个人都能为任何事情给我发来电子邮件，”他说。“我收到的每封转发来的邮件似乎都能被归为某个类别。”

    电子邮件蜂拥而至的状况变得很糟，他甚至专门创建了一个名为“监狱”的文件夹，里面有自2003年11月以来积攒的600封过期未回邮件，其中包括他高中时代的朋友劳拉（Laura）的几封邮件，她对朱库利没有回复甚为不满。

    朱库利说：“我们已经进入了信息过剩的时代，但是我们却没有真正踏入交流的时代。”电子邮件被称为这个时代最有效的工具之一，它在群发邮件、交换文档、插入评论以及为原告的律师提供宝贵证据等方面的功能堪称绝妙。

    但是在全球每天发送约840亿封电子邮件（数据来自调查咨询公司IDC）的今天，当你埋头于一大堆邮件中苦苦寻觅时，你很难感受到电子邮件的高效性。和办公室里司空见惯的讨厌事一样，办公室里的电子邮件也过于泛滥了。

    因此而产生的“电子邮件对抗反应2.0版本”的主要特点包括：过于想发送电子邮件、不能及时回复电子邮件以及邮件往还的速度比烟雾传感器的速度都慢等等。

    这也是电话如今看上去比以往任何时候都好的原因。“如果比尔·盖茨发明了电话，而亚力山大·格雷厄姆·贝尔发明了电子邮件，”退休的项目经理丹尼斯·弗吕格尔说，“我们所有人都会说：你应该去买一部电话，你能够通过它与别人通话，听到他们在说什么，而且你根本无需使用键盘！”

    心理治疗师玛利亚·杰普森无法立刻停止使用电子邮件，但是她也不会继续深入使用下去了。电子邮件只适合“快速”地交换信息或者交换一些不太好的信息，它决不是进行交谈的上乘选择，交谈往往需要电话来进行。杰普森说：“我现在使用电子邮件的频率比五年前低多了。”

    电子邮件负担令人痛苦不堪的证据随处可见。为我们提供管理电子邮件建议的专家使用了像收件箱“类选法”这样的字眼，同时他们还在大力推广电话、钢笔以及纸张的使用，以帮助提高电子邮件的使用效率。

    在调查公司Basex进行的一项研究中，将普通邮件列为“最具破坏性”之列的人数比例（31%）要高于将垃圾邮件列入此项的人数比例（27%）。难怪那些有条件委托他人代自己收发电子邮件的人都会选择这么做。

    据ePolicy Institute称，43%的行政助理都为高层管理人士代写电子邮件，更能够说明问题的是，他们中的近三分之一还被授予了删除高层管理人士所收邮件的权利。

    但是，目前已出现的一个问题是人们对电子邮件的双重标准：大家喜欢电子邮件为自己带来的便利，但是憎恨那些抄送电子邮件的人：狂热的宗教信仰者、转发笑话的人以及网页地址推广者等。

    如果发电子邮件像写信那样不便就好了。研究生乔纳森·鲍尔斯说，人们不会为了仅仅说一声“你好”就写一封信。他认为，电子邮费这一对抗那些“手指痉挛”的垃圾邮件发送者的良方同样应该用到朋友以及同事的身上──他们也可以被称为“新垃圾邮件制造者”。

    随着电子邮件良莠比例日益失衡，过多的电子邮件抹杀了经济学家所谓的“稀有价值”，使信息（如果并不是完全必要的内容）更容易被人们忽视。或者，对高科技行业管理者乔·迈克尔斯来说，这些信息在没有技术性过滤的情况下也变得更容易被忽视。“如果你在一封紧急邮件中提出不止一个问题，”他说。“毫无疑问的是。收件人只回答你关注度最低的那个问题。”

    网络管理员克利福德·戈姆利注意到另外一个规律：“如果你在邮件中提出一个问题发给很多人寻求答案，最后的结果经常是根本没有人回答。”他说，这就是搭便车旅行者的规则：汽车越多，搭车人越容易被忽略。另外，像表示信息紧急程度的红色惊叹号等非词语性提示通常都不起作用。戈姆利说：“在95%的情况下，它们只是在发送者的头脑中处于优先地位。”

    此外，电子邮件之痛还来自于其自身的一些特点：电子邮件中无法体现辅助性语言线索（如音调）以及非语言信息（眼睛转动等），这会导致所传递信息模棱两可，因此不可避免地需要发送更多的电子邮件来澄清。

    洛克希德-马丁公司的工程人员对信息中断进行了调查，该团队主要成员丹尼尔·麦克法兰（Daniel McFarlane）估计，由于上述原因，电子邮件对话往来的时间大约是电话交流的五倍。他说，电子邮件并不是一个免于长篇大论的有效工具。

    有些公司也曾经试图阻止电子邮件的泛滥。 Veritas Software负责市场营销的副总裁杰里米·伯顿（Jeremy Burton）两年前厌倦了在电子邮件海洋中挣扎的痛苦，决定在他的部门实施周五禁止使用电子邮件的规定。

    违反这一规定的人员将被罚款1美元，第一个“违规者”还必须在胸前别上一个鲜红的字母“E”。几个月之后，这家公司与赛门铁克合并了。公司一位发言人表示，伯顿的规定“没有被保留下来。”

    Caudwell Group的创始人在三年前称电子邮件为“现代商务中的绝症”，并且禁止在店内使用电子邮件。该公司在英国运营着350家手机配件商店。公司发言人称，这个规定使人们更多地使用电话。

    但是，随着时间的推移，这个禁令最终还是被打破了。“我认为现代商务无法根除电子邮件，”他说。“诱惑总是存在的。”