邮箱瘦身有术

公司采用Exchange邮件服务器，为每个员工配置了电子信箱。人力资源部的日常邮件往来特别多，如果来不及处理，很快邮箱就满了，不能再接收新邮件。这样的问题也困惑着公司其他部门的员工。

其实，只要清楚了邮件的存储和投递位置，就很容易解决这个问题。公司为员工分配的电子信箱位于Exchange服务器上，每个人的邮箱容量有限。邮件投递时，会投递到服务器的邮箱中。此外，在Outlook中建立的日历、任务等项目也会存储在服务器中。

如果能自动将Exchange服务器上的邮箱里的邮件投递到自己建立的邮箱，就不会受到容量的限制了。可以在本机建立邮箱，接收所有的邮件。

在Outlook中，从菜单选择【工具】|【电子邮件帐户】命令，显示对话框，如图1所示。

图1 电子邮件帐户向导

单击“下一步”，显示对话框，如图2所示。

图2 配置电子邮件帐户

单击【新建Outlook数据文件】按钮，显示对话框，如图3所示。将会创建一个存储在本机的个人文件夹文件（.pst），其中包含邮箱、日历等对象。在Outlook 2003中所用的个人文件夹文件与以往的版本不同，功能更强大，不能在旧版本中使用。

图3 选择Outlook数据文件的存储类型

单击【确定】，提示为文件起名并指定保存位置，如图4所示。建议采用默认的保存位置。文件名可采用自己好记的名称，以便将来能通过数据文件名了解其中存储的内容。本例采用“2004年1季度”作为文件名，用于存储2004年1季度的所有往来邮件。

图4 为Outlook数据文件起名

单击【确定】，显示对话框，如图5所示。可设置数据文件的名称、加密和密码等内容。其中的“名称”用于在Outlook中显示个人文件夹文件，可采用与数据文件名相同的名称。如果设置密码，将会在每次运行Outlook时询问密码，密码错误，将不能进入。

图5 设置数据文件

单击【确定】，返回电子邮件配置对话框，如图6所示。在“将新电子邮件投递到下列位置”设置中，原来的设置为“邮箱 – 王宁”，表示投递到Exchange服务器上的用户邮箱中。从下拉列表中选择“2004年1季度”，则新邮件将会投递到位于本机的数据文件“2004年1季度”中的邮箱，这样就不用担心邮箱容量不够的问题了。

图6 改变新邮件的投递位置

单击【完成】按钮，显示对话框，如图7所示，提示更改的设置将在下次启动Outlook时生效。

图7 提示电子邮件的默认送达位置将在下次启动Outlook时生效

单击【确定】，完成设置。重新启动Outlook后，在导航窗格中会显示“2004年1季度”中的内容，如图8所示。

图8 生效后的新邮箱

当数据文件中的内容越来越多时，会使文件变得庞大，信息处理速度受到一定影响。可以用类似的方法，每个季度或每个月建立一个数据文件，分别存放该段时间内的邮件。在Outlook中可同时使用多个数据文件。当某个数据文件不需要在Outlook中使用时，可在如图8所示中，在数据文件名称上单击右键，选择【关闭“xxx”】（xxx是数据文件名称）。如果该命令不可用，表明数据文件是默认的邮件投递位置，可先在如图6所示中改变默认的邮件投递位置，再关闭数据文件。

关闭数据文件，并不意味着删除它。当需要从中查找信息时，可再把数据文件加入Outlook。按照图1~图8的同样做法，即可打开已有的数据文件。稍有不同的是，在如图4所示中，直接选择已有的数据文件，而不要另起新名字。

使用数据文件将邮件投递到本机，解决了邮箱空间不够的问题，但也会有一些负面影响。由于邮箱、日历等项目都位于本机，无法将自己的日历共享给其他人查看。共享日历等协作功能是基于Exchange服务器的。

为了解决这个矛盾，可以建立邮件规则，用规则自动将满足条件的邮件投递到位于本机的数据文件，而默认的邮件投递位置依然是Exchange邮箱。这样就能兼顾存储空间和共享协作的需要。

对于人力资源部而言，这个功能尤为重要。例如，公司刊登了招聘启事，会收到大量的应聘简历和邮件，如果不及时处理，Exchange邮箱中的空间很快就不够了。而为了共享协作的需要，又不便将邮件投递的默认位置改变到本机的数据文件。

这时，可按照如图1~图5所示的方法，建立一个名称为“招聘”的数据文件，但不改变邮件的默认投递位置。然后，在菜单中选择【工具】|【规则和通知】命令，显示对话框，如图9所示。

图9 规则和通知

单击【新建规则】，显示“规则向导”对话框，在对话框中选中“由空白规则开始”，如图10所示。选中“邮件到达时检查”，表示当收到邮件时，检查邮件是否满足规则。

图10 由空白规则开始创建邮件规则

单击【下一步】，显示对话框，如图11所示。选择检测条件为“主题或正文中包含特定词语”。

图11 选择条件

单击“特定词语”，显示对话框，如图12所示。输入主题或正文中可能包含的满足条件的词语。对于求职邮件，通常会包含“招聘”、“应聘”、“求职”或“简历”等词语。输入词语，单击【添加】，加入搜索列表。这样，当邮件的主题或正文中包含上述任何一个词语时，就会满足规则条件，按规则自动处理邮件。

图12 设置“特定词语”

词语添加完毕，单击【确定】，完成设置，返回至如图11所示对话框。单击【下一步】，显示对话框，如图13所示。

图13 选择操作方式

选择“将它移动到指定文件夹中”，表示将满足规则条件的邮件移动到某个文件夹。单击“指定”，可选择位于本机的“招聘”数据文件，如图14所示。

图14 指定存放邮件的文件夹

单击【确定】，完成设置，返回如图13所示的对话框。如果还需进一步细化条件，可单击【下一步】。直接单击【完成】，即可结束规则向导。系统显示提示信息，如图15所示，表明只有当Outlook运行时，才会使用邮件规则处理Exchange邮箱中的邮件。

图15 提示在Outlook运行时才能应用规则

经过上述设置，就能够在启动Outlook后，自动将投递到Exchange邮箱的邮件进行处理，满足邮件规则的求职信会被转移到本机的邮箱，从而保证了Exchange邮箱有足够的空间。