电子邮件“脚注”有用吗？

 如果你在过去几年中曾经收到过来自美国律师事务所的电子邮件，你可能会注意到邮件结尾处增加了长长的免责声明。 
 
     即使是这些机构位于伦敦的办事处也在显著位置提醒客户：无论前文所讨论的主题是什么，其间可能掺杂的税务建议不应用于避税目的。

　　美国国税局在230号通告中所引入的新立法首次提出国税局起草的措词明确的电子邮件免责声明。这不禁让人发问：免责声明究竟能产生什么区别。

　　总部设在纽约的杜威•巴兰坦律师事务所(Dewey Ballantine)发现，英国最大的20家律师事务所的电子邮件“脚注”内容各不相同。脚注长度从40字以下到300多字不等。英国一家领先的律师事务所的免责声明过于冗长，因此得用附件形式发送。至于是否需要包括特许权、保密或监控等内容缺乏一致性。

　　如果领先的律师事务所不能在必要内容或电子邮件免责声明有效性方面达成一致，可想而知其客户会怎样了。“没有什么严格规定。”伦敦律师事务所弗拉德盖特•菲尔德(Fladgate Fielder)信息技术合伙人埃迪•鲍威尔(Eddie Powell)说，“客户一直都视情况自行制定规定。”

　　尽管如此，还是有些内容是必备的：例如，根据欧洲电子商务指令等立法，办公地址通常是必需的。鲍威尔同时建议其客户考虑使用如下措词“公司可能会监控发送和接收的电子邮件。回复此邮件表明同意接受此监控”，以告诫发送电子邮件者：通讯可能会受到监控。

　　鲍威尔认为，除此之外的其它内容都可能是额外要求。

　　谈到保密性，鲍威尔表示：“可采用正常规则，和收到不是发送给你的信件时所采用的规则一样。”免责声明的有效性在很大程度上都尚未经过检验，因此是否能对公司起到保护作用尚无从证实。

　　至于美国税务规定一例，立法中列出免责声明中应包含的准确措词，因此为所有律师事务所采用。

　　弗雷德•甘德(Fred Gander)是杜威•巴兰坦律师事务所的美国税务合伙人兼伦敦办事处主任，他认为：“由于通告本身列出了措词，因此免责声明理应能在法庭上站得住脚。一般而言，更重要一点是：公司应确保在通讯中遵循最佳实践。一旦保密信息被分享，就无法从接收者的认识中抹去，哪怕是无意中接收。”

　　拉菲•阿奇姆汗(Rafi Azim-Khan)是英国律师事务所Wragge & Co.伦敦办事处合伙人兼电子商务集团负责人。他认为，尽管未经证实，但免责声明有其效力。“我们在电子邮件免责声明中想表明的是：‘如果您不是接收者，请立即丢弃此内容，切勿复制、转发，并请告知我们。’”他说：“这一切的目的在于抑制损害；但不能保证会摆脱责任。”

　　他认为，在起草脚注时，各公司必须考虑到不断增加的立法，包括欧洲电子签名指令和远程销售指令。

　　远程销售规定于四月生效，目的在于保护网上购物者，其内容包括：购物者在决定购买前有权收到有关物品和服务的明确信息，并有权获得对此信息的书面确认。

　　阿奇姆汗建议，由于客户实际上无法检查雇员所发送的所有信息，因此必须采取仅次于此的第二种做法，即遵循可强制实施的政策。这意味着针对电子邮件的使用制定一套内部规定、相关交易条款和条件，以及包含现行做法的电子邮件免责声明最新内容。

　　“没有任何电子邮件免责声明是十全十美的。” 阿奇姆汗表示：“需要针对特定业务类型对免责声明进行修改。可能会有各种风险，从诽谤到侵犯知识产权到违反合同。”他认为，当前客户面临更大的风险，因为不仅现行法律在试图达到标准，而且新的规定也在同时出现。

　　“即使您曾经就免责声明征求过意见，即使电子邮件政策仅仅是一年前才起草，但几乎可以肯定已经过时了。”

　　专业服务公司本身在也瞎碰瞎撞，虽然美国税务规定在其领域提供了一些一致性和清晰度。鲍威尔表示，目前“最好有专业人士能想出人们都可采取的方法，这样大家都能明白什么才是适当之举。”

　　肯定不会有人对此提出异议。