使用好通讯簿 让电子邮件发送自如

　　如今网络和通讯技术都非常发达了，人们之间进行联络和通信也就主要通过两种方式：电话和互联网。其中电子邮件就是互联网上进行通信的一个重要方式，收发电子邮件已经是许多网民的经常性工作。交往的人多了，进行通信的时间和量都增多了，特别是经常进行大量电子邮件收发的工作人员，那么如何管理好大量的电子邮件地址，已经是提高工作效率不可缺少的技巧。管理好电子邮件的地址，不仅给我们的操作带来极大方便，而且让我们进行发送时，地址更加准确。

　　建立邮件组实现邮件群发

　　如果你是公司的管理人员，经常要在电子邮件里发一些通知，而这些通知的内容都是相同的，那么采用组来进行邮件的群发，是非常方便的。创建分发用户组后就能够在邮件的“收件人”栏里只输入一个名字就能够把同一封邮件发给许多人。比如，可以建一个名为“员工”的组，里面放上所有员工的电子邮件地址，然后只要给“员工”组发一封通知，那么所有的员工都将收到这封信。

　　下面以OE来说明具体的做法：单击工具条上的“通讯簿”按钮，在对话框中单击“新建组”按钮，输入组的名称，这是发邮件给组内人员时要在“收件人”栏里输入的内容。要添加已在通讯簿中的成员，单击“选择成员”并从列表中选出他们的名字；要添加不在通讯簿中的成员，单击“新联系人”然后输入那个人的信息。添加完所有成员后，单击“确定”结束（如下图所示）。

　　利用好通讯簿的导入、导出功能

　　一般的电子邮件软件，通讯簿内容均可导出为.csv的文件。这种文件不仅可用Excel打开，也可用任何文本编辑软件编辑、修改；而且.csv文件能够很快地被OE和Foxmail导入；并且，该文件体积很小又便于软盘携带。首先，你可从OE中导出一个*.csv的通讯簿文件做样板，*.csv通讯簿文件的格式由“姓名”、“电子邮件地址”、“职务”等项目组成。可以对其中的内容进行修改，每一个联系人的内容占一行，每行各项内容用“，”号隔开，最后一项的后面没有“，”号。不输入内容的项留空，但分隔符“，”号不能省。修改了含联系人信息的*.csv文件，你只需在OE或Foxmail下将*.csv文件内容导入通讯簿就可以了，导出进行编辑是为了做大量修改是更加方便操作。

　　邮件地址改为IP地址

　　如果使用域名进行电子邮件的发送，在某种情况下会显得有些慢。为加快电子邮件收发速度，我们可以将远程主机的域名改为IP地址，这样可以节省域名翻译时间。首先，可将收发邮件的服务器域名改为IP地址，这个工作比较简单：用ping命令获取服务器域名的IP地址，然后将邮件账号的属性中的POP3服务器和SMTP服务器做相应的修改即可。

　　如果要更改大量的域名地址就可以采用批处理的方法。先将通讯簿导出成一个*.csv文本文件。先用Excel打开这个文件，删掉表头第一行；再将第一列所有单元格的内容改为“ping”；再在第三列所有单元格中输入“>>D:IP.txt”。再利用Excel的“查找和替换”命令将“@”及其前面的内容删掉，然后将文件另存，保存为.csv格式的文件，退出Excel后并将文件扩展名改为“.bat”。运行这个批处理文件。这样，各E-mail地址中的主机域名和对应IP地址都被输出保存到文件IP.txt中了。 再用Excel打开原来的.csv文件，将邮件地址中的域名替换为相应的IP地址。在邮件软件中打开通讯簿，将上述所得数字型地址文件重新导入就可以了。