Outlook 高效三连招

1.在Outlook中如何妙用联系人？

问：在Outlook中，随着联系人数量的增多，亲朋好友、同事、客户的信息混杂在一起，每次发邮件都要用很长时间才能从联系人列表中找到需要的人。如果能对联系人分类管理就方便了。

答：第一步，在Outlook左侧的导航窗格中选择【联系人】，单击工具栏中【新建】按钮右侧的下拉箭头，选择【文件夹】，如图16所示。

第二步，显示【新建文件夹】对话框，如图17所示。在【名称】中输入联系人的类别，例如【同事】，单击【确定】。

第三步，用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹，建好后，导航窗格中除默认的【联系人】外，又多出几个新建的分类，如图18所示。现在，可以把原来【联系人】中的内容按类别拖动到这些文件夹里。

2.怎样添加时区？

如果你在跨国公司工作，可能需要随时查看总部的当地时间。Outlook的日历可以同时显示两个时区。方法如下：

1.从【工具】菜单选择【选项】命令

2.在【选项】对话框中单击【日历选项】

3.从【日历选项】对话框中单击右下角的【时区】按钮。

4.首先输入【当前时区】的标签，再勾选【显示附加时区】，并输入标签。如图19所示。

答：在PowerPoint幻灯片中，可以选中需要调整的文字，然后按Ctrl+]组合键快速按比例放大文字；或者按Ctrl+[组合键快速按比例缩小文字。这样的方法在Word中也是适用的。

图19

5.确定后，在Outlook的日历视图中将显示。如图20所示。

图20

6.如果出差到国外总部，只需单击【时区】对话框中的【交换时区】按钮，系统的时间就会自动调整。

3.发出去的邮件还可以收回来吗？

答：有时用户发送邮件后，会希望能够收回该邮件，或者对邮件的内容进行修改。此时您只需要在Outlook中的【已发送邮件】文件夹中找到该邮件，并将其打开，然后在【动作】菜单中选择【撤回该邮件】，在打开的【撤回邮件】对话框中选择您希望的选项即可。当然，撤销邮件成功与否取决于您的邮件服务器是否是Microsoft Exchange Server，并且收件人还没有打开该邮件进行阅读，只要满足这两个条件，泼出去的水也可以收回来。