Zimbra协作套件 邮件管理很简单

　电子邮件最近已经成为一个非常普通的话题。由于电子邮件已经非常普及，以至于在各种发布会上很少提到这个主题。如果现有的电子邮件系统好用，为什么要改用新的东西呢?

　　Zimbra公司要让电子邮件更方便和更有用。它们的协作软件就是要达到这个目的。

　　Zimbra首席执行官Satish Dharmaraj和首席技术官Scott Dietzen让我观看了一个在线演示过程，我在这里介绍一下这个软件是如何工作的。

　　Dharmaraj表示，Zimbra关注用户和管理员最头疼的问题。其中一个大的问题是用户需要花大量的时间清除信息。网络管理员面临日益升级的挑战，要存储和管理用户的大量的电子邮件和附件。

　　Zimbra公司在题为“修复电子邮件的十大方法”的白皮书中提出了可能的解决方案。下面简单介绍一下这十大方法:

　　•自组织邮箱，消除文件夹的习惯。

　　•动态消息，电子邮件内容无缝连接到后台办公应用软件。

　　•可扩展的“可集成的”协作，让电子邮件也能提供企业应用软件的服务。

　　•自组织对话，消除手工重新配置对话。

　　•有效的上下文转换，能够在我的电子邮件和日历窗口之间方便地转换。

　　•更好的存储管理，增加附件的共享并且减少多余的存储。

　　•统一的搜索、保留和存档，使电子邮件更方便地遵守信息保留政策和规定。

　　•集成的网络协作技术，把RSS和Wiki等工具集成到协作软件中。

　　•更多的以服务器为中心的架构，存档的需求、多客户支持和速度更快的客户机/服务器同步正在推动消息产品更加以服务器为中心。

　　•安全，在服务器上做单一登录、加密和病毒防护等工作，而不要在每一台客户机上做这些工作。

　　Zimbra采用多种方法跟踪和管理邮件。首先，它将邮件信息和附件索引为Apache Lucene。Apache Lucene是一个用于电子邮件的Linux文件系统(每份邮件一个文件，这对于操作系统工具和故障诊断都非常有利)。而邮件的其它一切元数据属性(例如邮件所在的文件夹、已读/未读的数据、邮件标签等)都存入MySQL数据库。这种全面的邮件管理模型能够对每一项存储进行理想的优化:文件系统最适合不变的以字节方式存在的邮件，而SQL数据库最适合管理易变的结构化的数据。这种方法同时还能够提供更大的缓存功能。这对于面向I/O的邮件消息系统是一个巨大的胜利。另外使用了Ajax(异步JavaScript和XML)用于创建在客户机的浏览器上显示的应用程序和内容。
Zimbra服务器支持的其它客户端软件还包括Outlook、Evolution、Apple Mail/iCal、Chandler等。

　　通过给电子邮件内容、附件和各种格式的相关文件建立索引，这个程序能够建立关联查询。例如，提取同事之间的电子邮件对话。如果你的全部电子邮件和它们的内容被做了索引，收集和调出有关一个主题的往来电子邮件内容是很容易的。

　　把一切都装入Zimbra服务器和Ajax中，使应用程序与内容要素之间的连接成为了可能。在电子邮件中用鼠标点击一个电话号码，就可以通过Skype等外部程序拨打电话。

　　建立索引还有助于提高老的邮件管理方式。不用实际存储大理的电子邮件附件，而是建立起到这些附件的链接，这样仅需保留一附件的一个副本就可以了。Zimbra的智能备份和恢复功能能够让管理员很容易地恢复任何一个时间段的老版本的内容，如果需要的话。

　　使用Zimbra后端程序的另一个好处是，可以使用像AJAX那样的程序来制作显示邮件内容的网页。这样就把任何病毒或者恶意软件的作用范围局限在服务器端，降低感染客户机的可能性。管理员就能够在服务器上自动处理病毒的问题。

　　软件功能

　　鼠标移上

　　主要屏幕与其它基于浏览器的电子邮件客户端软件非常相似。它有趣的地方是当你用鼠标移上一个链接的时候。Zimbra中显示的链接变成了蓝颜色并且没有下划线。它可以是一个网络地址，一个像“今天”这样的词汇，或者一个电话号码。

　　鼠标移上一个网络地址将立即显示这个网页的缩略图。在一封电子邮件中，如果你用鼠标移上“今天”这个词汇，一个小的浮动窗口将显示约会的信息。

　　鼠标在电子邮件信息中的一个地址上徘徊，将会显示出一些独特的东西。一个小的浮动的窗口将弹出Google地图服务，显示具体的位置。那正是我要使用的东西。

　　Zimbra通过把内容或者一个应用程序与屏幕上的链接联系起来解决了上下文无缝转换的问题。你为什么非要用鼠标点击进入一个联系人管理窗口去获得一个电话号码或者找到一家公司在什么地方?

　　会话

　　无需文件夹，往来的电子邮件信息将被自动跟踪。因此，你可以知道一次会话中发送了什么邮件和收到了什么邮件。

　　这种会话跟踪可以跨越多个文件夹。如果你喜欢的话，你仍然可以把大量的信息组织到文件夹中。

　　对话管理可省去用户手工组织他们的会话线索的麻烦。使用MySQL制作索引的好处是Zimbra可以自动跟踪一个线索或者对话。

　　它还能够更快地创建复杂的搜索。

　　搜索

　　使用Zimbra屏幕上方的文本对话框很容易进行简单的搜索。输入一个文本字符串，点击搜索按钮，网页下面就会出现合适的信息。

　　真正有趣的是当你点击屏幕右上方的搜索编辑器按纽，屏幕左边会显示一个基本的搜索表单。你可以在这个表格中输入“From:, To/cc:, Subject:”等内容。

　　你还可以按下屏幕上方的各种其它的按钮调出其它搜索选项。这些选项的内容包括日期、域名、文件夹和其它内容。

　　利用这个搜索表单与MySQL数据库中的做索引各种信息将极大的缩小搜索的范围，使搜索更容易并且更轻松。如果你需要在5万封电子邮件中找到一封不起眼的电子邮件，我认为这个功能是非常有帮助的。

　　你还可以为生成的搜索条件定义一个名称，并且把这个名称储存起来以便以后使用。点击屏幕上方的小软盘的图标，它将把这个名称放到屏幕左边的搜索窗口中。

　　把鼠标移上、会话管理和增强的搜索等功能结合在一起肯定将使电子邮件管理更有效率。

　　结语

　　Zimbra似乎通过今天运行的这个邮件程序已经解决了大多数的问题。当然，仅仅通过一个小时的演示不可能真正评估一个产品的优点和缺点。

　　这个协作套装软件还有日历和联系人名单功能。这些功能与Zimbra服务器的其它功能紧密地结合在了一起。约会、日期、名字和地址等功能全贯穿在整个程序中。

　　这个开源软件发布版是在上个月发布的。英文以外的其它语言的版本正在开发之中。

　　中型和大型机构可能适应于这个系统的后端管理方式，而较小的企业可能会对托管的管理模式感兴趣。

　　这个软件新的网络版在10月底推出。该产品将提供各种技术支持的选择。这个网络版产品的许可证费是每个邮箱每年30美元。开源软件版本是免费的。

　　当前的产品显示了许多良好的功能，看起来是一款功能强大的协作软件系统。