OE收件箱的有序性管理

　　在现代化的信息社会，经常与客户打交道的办公人员一方面采用电话与客户进行联系，另一方面就是采用电子邮件来进行信息的传递。可以说电子邮件在人们的信息交流中已经起着重要的作用。然而，作为一个办公人员，每天要查看和回复的邮件量十分大，在这众多的邮件中，我们怎么处理它们的重要性，哪些邮件先查看，先回复呢。或者说回复过的邮件我们会不会忘记了呢，这些其实都是有些朋友常犯的错误。怎样做到把众多的邮件处理得井然有序，我们就以使用得最多得Microsoft Outlook来谈谈几种简单得方法。

　　一、通过设置字体来标志不同的邮件

　　我们可以对一些特殊得邮件进行字体属性设置，设置不同的字体属性，以保证及时答复电子邮件，可以了解邮件已经接收多久，对于快超期的赶快回复。

　　设置字体属性的格式的具体方法是：首先右键单击列标题栏，单击快捷菜单上的“自定义当前视图”，显示一个“视图摘要”对话框；

　　单击“自动设置格式”，这将显示“自动设置格式”对话框；

　　单击“添加”，然后单击“条件”，显示“筛选”对话框；单击“高级”选项卡，然后单击“字段”；指向“‘日期/时间’字段”，然后单击“接收时间”。

　　在“条件”列表中，单击“昨天”，单击“添至列表”，然后单击“确定”以关闭“筛选”对话框。返回到“自动设置格式”对话框，单击“字体”以应用格式设置。这将显示“字体”对话框，选择您的字体首选项，然后单击“确定”。在“名称”框中，键入适当的名称，最后单击“确定”。

　　我们可以为所有要进行特殊字体格式设置的邮件都进行同样的步骤设置。

　　二、给邮件着色

　　我们可以根据您的需用来自定义收件箱的外观，在收件箱中，我们可以看到带下划线的电子邮件都属于相同的电子邮件线程（“线程”是指一连串的电子邮件，从最初收到的电子邮件开始，并包括对该邮件的全部回复）。我们可以对电子邮件进行着色来识别不同的邮件。回复电子邮件的快慢通常取决于谁发送了电子邮件和谁是电子邮件的收件人。我们可以通过着色来决定到底要不要打开邮件看看详情。

　　着色的具体方法是：在“工具”菜单上，单击“组织”，显示“组织收件箱的方法”任务窗格。单击“使用颜色”。单击“收件箱”中的电子邮件，可以在“给邮件着色”框中自己输入名称；从列表中选择一种颜色，单击“应用颜色”。如果要给只发送给自己的电子邮件着色，从“显示只发送给我的电子邮件”列表中选择一种颜色。单击“打开”来设置颜色。若要撤消颜色设置，单击“关闭”。主要步骤如下图所示。

　三、按线程给收件箱分组排序

　　在处理大量的邮件时，我们通常都是采用对邮件进行一定的分组排序，这样，不仅便于我们进行查看，也方便我们进行邮件的及时回复。进行分组排序其实方法也很多，通常都是首先按线程对电子邮件进行分组，然后按日期排序，从而提供更好、更清晰的管理方法。这里就介绍其简单的操作步骤。

　　首先右键单击列标题栏，该栏在电子邮件右上方，包含列标题“发件人”、“主题”等；单击快捷菜单上的“分组依据框”；再次右键单击列标题栏，单击快捷菜单上的“字段选择器”，显示“字段选择器”对话框。

　　将“会话”字段拖到“分组依据”框，了解电子邮件如何按某个主题的会话进行分组，并依据日期和时间按降序进行排序，若要撤消分组和排序，首先打开“字段选择器”对话框，然后将“会话”字段从“分组依据”框拖回到“字段选择器”对话框中。

　　四、显示邮件的时间

　　在电子邮件中我们还可以用小时数和天数来显示电子邮件发来的时间，这让我们看到时间就知道是什么时候发来的，是否可以删除，是否需要进行回复等。具体的设置步骤是：

　　右键单击列标题栏，然后在快捷菜单上单击“字段选择器”，单击“新建”，显示“新建字段”对话框。在“类型”列表中，单击“公式”，在“公式”框中，键入以下公式:DateDiff("h",[Received],Now())，在“名称”框中输入此公式的名称（如“我的排序规则”），然后单击“确定”。

　　在回到“字段选择器”对话框后，在列表中现在显示“收件箱中用户定义的字段”，并且您刚才定义的字段(“我的排序规则”)显示在它的下面。

　　将刚才创建的新字段添加到列标题栏，将其放在“接收时间”列标题的旁边。这个时候即使已经添加了新列，但它还没有正确设置格式。若要设置其格式，右键单击该列标题栏；在快捷菜单上，单击“设置列格式”；这将显示“设置列格式”对话框。你创建的字段即“我的排序规则”字段应当在“可用字段”列表中。单击“我的排序规则”，在“公式”框中，键入以下公式:DateDiff("h",[Received],Now()) & " hours ( " & DateDiff("d",[Received],Now()) & " day(s) ) old"，最后单击“确定”。就可以快速方便地看到收件箱内的电子邮件已经接收有多长时间了。

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