电子邮件归档，到底该不该用？

　　可现在为什么对于很多企业来说，邮件归档技术仍旧离得很远呢?

　　立法者通过的2002年Sarbanes-Oxley法令的目的是为了让企业更具有相关方面的责任感，并且给正确的企业数据保存提供了指导方针。该项法令要求公共类型的企业将所有业务数据，包括电子邮件，存储至少五年的时间。而不遵从法令的企业CEO们将会遭到罚金和处罚，甚至有可能被关进监狱。

　　Forrester Research公司的首席分析家Erica Rugullies表示:“现在，仅仅把电子邮件转储到某个地方已经不能满足需要了，你必须随时能够找到它们。”

　　Rugullies 负责的调查表明，整个电子邮件归档的市场在不断增长，从2003年的19.7亿美金到2006年的99.4亿美金。“如果你告诉我有谁认为邮件归档不是一件优先级很高的事，我会非常吃惊。”Rugullies说。

　　但是，尽管许多企业的IT管理人员将电子邮件归档技术放在首要应用的位置，企业的预算紧缩和来自项目经费的压力却降低了它的优先级。

　　为什么还有如此多的企业仍未采用邮件归档的软件和工具?

　　一位叫做Corey Allen的网络管理员告诉我们:“这并不在我们的计划之内。”他表示，从Exchange 5.5升级到Exchange2003和一些其他的活动目录迁移项目是现在的重点，除非这些迁移工作都结束，否则他们不会花心思在电子邮件归档上面。
 

　　Corey Allen所在的公司有320名员工，即使他们决定使用邮件归档相关技术，也不得不面临去寻求投资者增加预算的困难。

　　Rugullies 表示:“对于中小型的公司来说，这项技术需要超过几十万美金的投入，而对于大型企业而言，预算则会超过百万。”

　　但是Rugullies同时也告诫那些被迫需要遵守信息保持法令的企业，如果不对电子邮件归档足够的重视，将会给企业带来很大的风险。如果一个企业没有准备好一个良好的归档系统，那么在应付审计检查时将不得不花费更多的钱在处理法律事务上。

　　Pepco Holdings公司的高级系统构架师Patrick Dixon表示:“我们时刻都在接受审查，天天都是”。他说他的公司计划在现有的系统上进行改进，因为购买一整套邮件归档系统实在是太贵了。

　　他拒绝透露更多关于Pepco公司不进行归档来存储电子邮件的方式，但却表示在未来的一段时间内不会对这个方式进行改变。Dixon认为公司现在的一切都能够满足需要了，并不需要再进行改动。

　　尽管相关的法律要求企业将电子邮件保存更久的时间，但是企业用于部属电子邮件归档系统的预算的紧缩又决定了电子邮件还是只有很短的“保质期”。

　　位于亚特兰大的WellStar Health System组织已经按照HIPPA(健康保险可携性和保障性条例法例)进行了数据记录保存的工作，但是电子邮件归档并未成为该组织的重点。据该组织的网络管理员Ken Roberts表示:“我们根据法律的要求保存医药记录，但是作为一些通用数据，电子邮件并未进行保存。”

　　目前，他们提供了将电子邮件保存90天的功能，并且还可以在回收站中保留额外的14天时间，而具体什么样的邮件该保存，WellStar把决定权交给了终端用户。