E-mail备份的三点考虑

如何保留旧的电子邮件信息可能有点学问，最近我与健保企业谈起这个问题，因为美国政府已规定健保企业必须把所有与员工通信的电子邮件都作备份保留，金融服务业也有类似的规定。

许多商业电子邮件服务器系统中都已经内建有标准e-mail归档保存功能，包括Lotus Note与微软Exchange都是如此。至于系统如何进行讯息保存功能并不重要，重要的是系统能直接提供用户这些功能。若贵公司使用微软Exchange Server ，那么要进行e-mail保存功能其实是相当简单的。

E-mail信息的建档保留对部分公司来说可算是一种挑战，且随着e-mail使用帐号的多寡，挑战程度也会跟着增加。

当然，首先你得决定要把哪些作保留？是要把所有e-mail流量都建档呢？其他垃圾邮件或非关商业的内部沟通e-mail是否要留起来？

即使把这些类别都排除，那么所需储存的容量对大公司而言还是相当可观。且别忘了，把全公司的e-mail整个留存备份起来基本上就已经有安全风险的存在。

以下是三个主要考虑点：

1.外包

把email 建档备份的工作外包可能是许多公司的选择，技术上而言，这只是把SMTP流量重新引导至另一家公司，该公司会先保留一份备份后再把流量导致最后的目的地。

这种作法有好几个优点，不仅是因为部署容易，同时还可把备份保留在不同的地点。有不少厂商都有提供这种类型的e-mail储存备份服务。

对于中小型企业而言，外包e-mail备份是个颇具成本效益的解决方案，但企业还是得先考虑好安全的问题，不管是企业本身或提供服务的厂商双方都要面面俱到才行。

2.了解哪些要作保存

另一个重要主题是企业可能根本就不知道要作e-mail归档储存的动作，比如，许多地方政府财源窘困，基本上联互联网安全都已经作不好了，更遑论其他。

这些单位需要多作教育训练，尤其是政府部门，比如，依照现行美国法令，即使是小小的医疗行为也要把e-mail内容作保存，但许多人根本不知道有这规定，那e-mail服务供应商就更别提了。

3.务必向员工告知

公司若有进行email 存盘备份作企业应该让员工知道这么一回事，通常员工知道公司有在做留存备份的动作后，非商业相关的e-mail内容会减少很多。

保存e-mail备份是有那么一点困难度，企业一定会有需求，因为法规上就必须这么做，但企业如何有效且安全地进行部署就是一件挺复杂的事情了。企业在进行e-mail备份时才发现，原来要作e-mail存盘还会衍生一笔成本与安全问题。

基于以上因素，e-mail外包，尤其是在备份用途上，未来将自成互联网的一个主要区块，除非e-mail存盘备份问题未来变成主流网络安全主题，否则我们还是会看到许多人对此感到困惑。

,